Delar på kostnad för fakturakontroll efter missade rabatter

SKI fann vid en rutinkontroll att leverantören Aba Skol, en av leverantörerna på ramavtalet Lekmaterial 2013, inte gett avtalade rabatter på ett flertal upphandlade produkter sedan avtalsstarten i maj 2014. Nu har leverantören medgett misstaget och kommer att hålla kunderna skadeslösa.

Anledningen till att rabatterna missats var att leverantören bytt redovisningssystem – något som gjort att de inte kunnat urskilja de produkter som debiterats fel.

– Att i den situationen låta leverantören ensam göra sin bedömning av vilket värde som skulle regleras ville vi inte acceptera, skriver Marita Lohmander, kategoriansvarig utbildning och lärande på SKI:s hemsida.

Efter att de missade rabatterna upptäckts tog SKI reda på vilka produkter det handlade om för att sedan informera sina kunder om vad som försiggått sedan lanseringen av ramavtalet. Målet var att få leverantören att retroaktivt reglera de uteblivna rabatterna samtidigt som de utgick ifrån att varje kund själv kunde och ville genomföra fakturakontrollen.

– Det visade sig dock ganska snart att kontrollarbetet för våra kunder skulle bli betydligt mer omfattande än vi förutsett. Vi sökte då efter en lösning där vi tillsammans med leverantören skulle ta ansvar för att kunderna skulle få reglerat de felaktigheter som förevarit, förklarar Marita Lohmander.

Lösningen blev att dela på de kostnader som drabbar kunden för att genomföra den omfattande kontroll av gamla fakturor som krävs. Anledningen till att SKI valde denna lösning var att det förflutit så lång tid sedan avtalsstarten innan felaktigheterna uppmärksammats. Ersättningen för fakturakontrollen utbetalas oavsett om man fått extern hjälp eller utfört kontrollen själv.

– Mitt uppe i våra samtal med leverantören uppmärksammades de uteblivna rabatterna också av medierna vilket ökade uppmärksamheten på leverantörens beteende och möjligheten att få rättelse, anger Maritha Lohmander.

Det som fortsatt gäller är att de kunder som avropat på ramavtalet fram till den 22 november 2016, då priser och rabatter stämmer med ramavtalet, får ersättning för sin fakturakontroll och att Aba Skol reglerar de felaktiga debiteringar som skett mot de underlag som skickas in.