För några år sedan fick jag kännedom om en upphandling av en konsulttjänst där ovanstående krav ställdes. Det är lätt att föreställa sig mängden av suckar och svettdroppar hos de leverantörer som kände sig manade att ge sig in i leken.
I det här fallet omfattade upphandlingen fyra delmoment och hade företaget ambitionen att lägga anbud på helheten krävdes således att man fick in hela tolv referenser där man lyckades förmå tidigare uppdragsgivare att skriftligt i en mall inte bara intyga att anbudsgivaren utfört en tjänst utan också hur skickligt uppdraget utförts.
Är ett sådant förfarande värt mödan? Ger det någon ytterligare information som inte går att få fram på något annat och betydligt enklare sätt? Ja, exemplet ovan är kanske lite udda och därför på intet sätt representativt för hur upphandlingar går till i dag. Men, ändå bör frågan ställas om referensers värde i en i långa stycken lagstyrd upphandlingsprocess med ganska givna parametrar för utvärderingen. Jag tror att referenser som inslag i tjänsteupphandlingar är överdrivna och min känsla är också att inslaget är på väg att minska i omfattning.
Jag är tillräckligt gammal för att ha hamnat i korsordsträsket eller om jag ska uttrycka mig mer vårdat, en del av den snålt tilltagna fritiden går till att lösa kluriga korsord. Då händer det att jag använder mig av ett välrenommerat synonymlexikon. Så, vad hittar jag där som synonymer till referens. Jo, föga smickrande ord som antydan, gliring, glåpord, insinuation, spydighet och tjuvnyp. Ja, det finns några till, men den listan räcker väl för att vi åtminstone borde känna viss tvekan nästa gång vi funderar på att kräva in referenser vid en upphandling. För mig blev det i alla fall ytterligare ett skäl att fundera ett varv till.
”Referenser som inslag i tjänsteupphandlingar är överdrivna”
För upphandlaren är det givetvis värdefullt att få kunskap om att en anbudsgivare har gjort liknande uppdrag tidigare. Det kan också vara av värde att få veta hos vem och när i tiden uppdraget genomfördes. Och det kan också vara bra att få uppgift om en kontaktperson hos den uppdragsgivare som det refereras till. Men att det skulle ha någon annan funktion än att i ett slutskede av den aktuella upphandlingen få en med andra metoder framtagen värdering bekräftad eller i något enstaka fall förkastad tror jag inte.
Slutsats: En Referens kan vara motiverad men överdriv inte dess betydelse och ge referensen den roll den förtjänar, det vill säga som en sista koll.
Ni kanske vill veta hur det gick med den upphandling som beskrivs inledningsvis. Jo, det skrevs ramavtal med mellan tio och 20 leverantörer på varje delmoment. Så lätt var det alltså att, trots alla referenser, skilja anbudsgivarna åt. Min gissning är det blev en och annan suck och svettdroppe också hos den som skulle utvärdera anbuden.
