Vårt företag har bjudit in flera kommuner i ett län till ett besök på vår produktionsanläggning. Syftet är att visa hur vårt sätt att producera kan spara pengar för dem. Vår förhoppning är förstås att de ska få mer kunskap om dessa frågor inför nästa upphandling. Vi vet att de kommer att göra en gemensam upphandling inför nästa avtalsperiod. Vi är idag inte leverantör till någon av dem utan det är en konkurrent. Vi har dock fått till svar att de troligen inte kan komma då de är i ett ”känsligt läge” inför nästa upphandling.
Vad gäller egentligen juridiskt här och hur kan vi få dem att tacka ja?
SVAR:
Tack för din fråga! Jag tycker att det är ett mycket bra initiativ ni tagit. Men visst kan det vara svårt att få representanter för upphandlingsgruppen att komma om de precis står inför en upphandling.
Jag tycker att du ska vara tydligare med vilken typ av information de kommer att få på mötet så att de bättre ser värdet med att komma. Allra helst bör det vara något som med stor säkerhet hjälper dem att göra en ännu bättre affär. Fokusera på vilka problem er produktionsmetod/tjänst kan lösa istället för ert varumärke eller era tekniska lösningar.
Juridiskt gäller enligt LOU att man som vanligt ska vara neutral i sin förfrågan och inte ge otillbörliga konkurrensfördelar till vissa företag, det vill säga icke-diskrimineringsprincipen. Den regeln gäller egentligen själva upphandlingsprocessen men givetvis måste de tänka sig för även perioden strax före en upphandling.
Min uppfattning är att de rent formellt kan komma på ert event, särskilt om ni tar betalt för det med en skälig summa. Samtidigt kan det vara olämpligt att göra det om verksamheten kommer att göra en upphandling inom de närmsta tre till fyra månaderna. Det får inte finnas några misstankar om att de gått in i upphandlingen med era argument fortfarande ringande i öronen.
Det kanske är så att det inte är eventet i sig som de värjer sig emot utan att ni helt enkelt är lite för sent ute med er inbjudan. Försök få dem att bekräfta det åtminstone.
I värsta fall så tycker de att ni lagt upp det hela på ett olämpligt sätt eller är inte intresserade av innehållet och då får ni ju slipa på erbjudandet istället.
Så ge inte upp om ni får nej denna gång, fortsätt att bygga relation, till exempel med hjälp av att visa era anläggningar. Det kommer att ge resultat på sikt.
Lycka till med affärerna!
Magnus Josephson
