När Halmstads kommun upphandlade tekniska konsulter var det ett obligatoriskt krav att tre svar skulle anges i avsett fritextfält i anbudsformuläret: en kreditupplysning, en företagspresentation för att uppfylla kraven på teknisk och yrkesmässig kapacitet och en begäran om sekretess avseende uppgifter i anbudet.
Trots detta lämnade en anbudsgivare informationen i tre separata bilagor i stället.
Av tilldelningsbeslutet från mars 2021 framgår att Halmstads kommun därför förkastat anbudet, med hänvisning till att kraven på anbudets form och innehåll inte uppfyllts.
Den uteslutna leverantören begärde överprövning med motiveringen att det var oproportionerligt att förkasta anbudet på grund av en sådan bagatellartad brist.
I sin dom konstaterar Förvaltningsrätten i Göteborg att det tydligt framgår att svar ska lämnas i avsedda fält i upphandlingsdokumentet.
Förvaltningsrätten bedömer att kravet inte heller kan anses ha varit betungande för en anbudsgivare att uppfylla. Kravet är därmed inte i sig oproportionerligt.
Men för att ett krav ska vara obligatoriskt att uppfylla måste det också ha en tydlig och adekvat koppling till ändamålet med upphandlingen, enligt domstolen.
Det har inte framkommit annat än att den information som lämnats i bilagorna är samma information som skulle ha angivits i fritextfälten i anbudsformuläret.
Kravet på att svaren ska anges i fritextfälten i anbudsformuläret kan därmed inte anses ha den adekvata kopplingen till ändamålet med upphandlingen.
Då det därtill är fråga om ett förhållandevis begränsat antal uppgifter har kommunen inte heller behövt leta efter den efterfrågade informationen i upphandlingsdokumentet.
Till följd av detta bedömer förvaltningsrätten att det skulle vara oproportionerligt att förkasta bolagets anbud i upphandlingen endast på den grunden att svaren lämnats i bilagor och inte i fritextfält.
Det står inte heller i strid med likabehandlingsprincipen att i ett fall som detta godta bolagets lämnade anbud.
Kommunens agerande har också lett till att bolaget har lidit skada. Bolagets ansökan ska därför bifallas.
Upphandlingen får inte avslutas förrän rättelse har gjorts genom ny anbudsutvärdering, enligt domen.
