För första gången har en kommunal upphandling av fastighetsdrift skett med kvalitet i fokus snarare än lägsta pris. Det är Micasa Fastigheter som är först ut med denna nyordning inom fastighetsbranschen. Företaget äger och förvaltar Stockholms stads omsorgsfastigheter som till exempel sjukhem, servicehus och gruppbostäder.
– Jag är övertygad om att vi kommer att få se fler upphandlingar med denna uppläggning, säger Anders Nordstrand, vd för Micasa, som berättar att både han själv och Fasticon, som hjälpt till med upphandlingen på konsultbasis, fått många intresserade frågor.
I upphandlingen vände Micasa på frågan hur mycket felavhjälpande underhåll och dygnet-runt-beredskap kommer att kosta. Baserat på egen erfarenhet och statistik om fastigheterna beräknades kostnaden för det löpande underhållet till 30,5 miljoner kronor per år.
– Frågan som entreprenörerna fick var vilken tillsyn de kunde erbjuda för detta fasta arvode.
Upphandlingen vanns av YIT. Från och med den 1 mars 2011 kommer detta företag att sköta 71 fastigheter med 1 015 000 kvadratmeter yta.
– Konkurrensen var glädjande stor, säger Anders Nordstrand som berättar det kom sammanlagt elva anbud.
Driftsavtalet, som exkluderar planerat underhåll, gäller i fyra år. Det finns möjlighet till förlängning i ytterligare fyra år.
– Jag räknar med att driftekonomin ska förbättras när båda parter har fokus på samarbete och förbättringsarbete.
Med en månatlig faktura plus en för materialkostnader Anders Nordstrand ser också fram emot administrativa besparingar:
– När entreprenörer ska konkurrera med lägsta pris riskerar man som beställare en mängd extra fakturor för tilläggsarbeten.
Självklart kommer YIT:s insatser att följas upp. Micasa förstärker de egna beställnings- och uppföljningsresurserna genom att inrätta en särskild uppföljnings- och kvalitetsgrupp.
Anders Nordstrand erkänner att upphandlingen var mer resurskrävande än en traditionell lägsta-pris-upphandling – något som självklart delvis beror på att det var första gången. Från första tanke till påskrivet avtal tog arbetet ungefär ett år.
Varifrån fick ni inspiration till att genomföra en kvalitetsupphandling?
– Idén kommer från vård- och omsorgssektorn där denna typ av upphandlingar inte är ovanliga. Jag kikade på de underlag som Stockholms stad brukar använda inom äldreomsorgen och insåg att upphandling med ”mjuka kriterier” borde fungera även i den ”hårda” fastighetssektorn.
Vilka faktorer utvärderade ni?
– Vi hade en lång lista på kvalitetstsfaktorer. Organisation, personal, arbetsformer och entreprenörernas eget kvalitetsarbete spelade särskilt stor roll. Vid anbudsutvärderingen tog vi hjälp av våra slutkunder.
