– Vi måste gå från pärm till skärm. Digitala inköp sparar tid och pengar, ökar kontrollen och stärker beredskapen. Det är avgörande för att modernisera staten och förebygga oegentligheter, säger civilminister Erik Slottner i ett pressmeddelande.
Regeringens missnöje bygger på att det redan 2014 införde krav på att statliga myndigheter ska hantera sina beställningar digitalt.
Trots det hanterade mindre än 30 procent av myndigheterna beställningar digitalt under 2024, enligt en redovisning av Ekonomistyrningsverket.
Statskontoret får nu ett regeringsuppdrag att senast i mars nästa år redovisa varför vissa myndigheter lyckas bättre än andra och föreslå åtgärder för att öka digitaliseringen av statens inköp.
Erik Slottner pekar på att betydelsen för att motverka korruption och säkerställa effektiva inköp:
– Sett till statistiken för 2023 kan man anta att manuellt hanterade fakturor kostade 847 miljoner extra för staten mot om de automatiskt matchats mot en e-beställning.
I en debattartikel i Dagens samhälle har han lyft fram olika regeringsuppdrag som att Statens inköpscentral ska öka möjligheten till digitalt stöd vid avrop från ramavtal och att Statens servicecenter ska hjälpa statliga myndigheter att öka antalet digitala beställningar.
Det var sannerligen på tiden! 😀
Det bör göras en utredning om vilka varor och tjänster som inte lämpar sig för e-beställning, om detta inte likställs med att handla från leverantörens webshop då det endast där går att se leverantörens lagersaldot i realtid. Ser man inte lagersaldot vid beställningstillfället bäddar det för problem.
Fyll gärna på med kommentarer om vilka varor och tjänster som inte lämpar sig att beställa med dagens e-beställningssystem… dvs som främst skapar problem och onödig administration.
Håller med Erik ovan. Det är tyvärr inte riktigt allt som lämpar sig för elektronisk beställning. Medan de flesta varor troligen kan beställas elektroniskt på ett eller annat sätt, så är det ett större problem med tjänster.
Exempelvis är det många gånger svårt att beställa service och reparation på myndighetens utrustning via något annat än kontaktformulär/leverantörens ärendeportal eller telefon. Dessa är dessutom i många fall brådskande och kan vara problematiska att i förväg avgöra pris på.
Jag skulle snarare säga att man behöver analysera e-handelslösningarna för att se vilka av dem som är lämpliga för vilken typ av beställningar, om man nu står i startgroparna för att börja med e-handel (eller vill komma vidare med ett stagnerat e-handelsprojekt).
Vissa e-handelslösningar är mer inriktade på varor eller beställning av artiklar, vare sig det gäller varor eller tjänster, medan det finns lösningar som ger stöd för både driftorder, beställning av tjänster och hantverkstjänster samt entreprenadprojekt och som går att integrera mot myndigheters fastighetssystem.
Lagersaldo: Vill man kunna beställa från en leverantörs webbshop och ändå få fördelarna av e-handel i eget system finns möjlighet till punch-out, det är något som i stort sett alla leverantörer som har webbshop klarar av att ansluta till. Vid punch-out går du in i eget system, slussas över till leverantörens webbshop (vanligtvis anpassad efter den aktuella myndighetens upphandlande sortiment) där du lägger din beställning, som du sedan får med dig in i den egna e-handelslösningen, så att fakturan träffar ordern när den kommer.
Brådskande order: För att hantera brådskande order finns möjlighet att lägga upp anpassade formulär (med eller utan orderattest) som också är adaptiva och fungerar att hantera i mobilen.
Saknat pris: Att ett fastställt pris inte finns för ordern går att lösa med att man beställer leveransen mot en budget (som kan döljas för leverantören).
Det finns möjligheter där ute, men vi behöver bli bättre på att nyttja dem.
Vi ser med tillförsikt fram emot resultatet av detta arbete. Det är viktigt att man inte fastnar i detaljer.
https://www.svt.se/nyheter/granskning/ugs-reporter-om-felaktigheterna-i-minstrarnas-cvn-klart-det-har-betydelse