En allvarlig brist är att kraven i upphandlingarna inte är förankrade i branschen och inte följs upp under avtalstiden.
Tre faktorer är avgörande för om en myndighet lyckas upphandla välfungerande och kostnadseffektiva avtal: dialog, uppföljning och att häva avtal som inte fungerar.
1. För dialog med leverantörerna. Inför en upphandling måste upphandlaren föra dialog med leverantörerna för att ta reda på vilka krav som är rimliga att ställa. Den upphandlare som inte studerar branschen lyckas sällan ställa relevanta och mätbara krav. Det är olyckligt att förstudier ofta prioriteras bort.
Finns ett missnöje med tidigare avtal pekar upphandlaren ofta nästa gång med hela handen, istället för att ta reda på varför avtalet inte har fungerat. Kraven blir ensidigt ställda och kombineras ofta med höga viten. Konkurrensen snedvrids när seriösa leverantörer väljer att avstå från att lämna anbud eller räknar med eventuella viten i sitt anbudspris medan oseriösa leverantörer bortser från ställda krav och kalkylerar bort viten.
2. Följ upp kraven under avtalstiden. Om en myndighet har lyckats ställa relevanta krav i en upphandling är det inte till nytta om kraven inte följs upp. Mina erfarenheter som både leverantör och upphandlare är att det ägnas alltför lite tid och energi på uppföljning. En kombination av hårt ensidigt ställda krav och dålig uppföljning av avtal får förödande effekter. Marknaden urholkas och konkurrensen sätts ur spel när företag vars enda mål är att vinna kontrakten får allt större spelrum. Får beställarna inte önskad kvalitet kan det svärta ned en hel bransch.
3. Häv avtal som inte fungerar. När en leverantör inte följer kraven i avtalet måste myndigheten agera och häva avtalet. Tyvärr är det mycket ovanligt i Sverige. Jag har mött många upphandlare som beklagat sig över att de inte har möjlighet att förkasta anbud från oseriösa leverantörer. Om de under avtalstiden hade dokumenterat brister, erinrat och slutligen hävt avtalet ger det en avskräckande effekt och ökar möjligheterna att förkasta leverantören för ”allvarligt fel i yrkesutövningen”.
Jag uppmanar alla upphandlare att föra dialog med leverantörer, visa att krav följs upp och att faktiskt häva avtal när leverantörer missköter sig. Det skulle spara betydande summor av skattebetalarnas pengar och leda till att offentligt finansierade tjänster utförs med högre kvalitet.
Maria Krantz
anbudschef, Semantix, tidigare jurist vid förvaltningsdomstol och upphandlare vid SKL Kommentus.
