Hur får man ihop det?

I en juridisk krönika på Inköpsrådet skriver Sara-Li Olovsson och Erik Edström, Upp Advokater bland annat att: ”Upphandlare måste hantera en väldig bredd av frågor av varierande komplexitet. Alla är nog överens om att mesta möjliga tid ska läggas på det som bidrar till affären, och minsta möjliga tid ska ägnas åt upphandlingsformalia. När ljuset riktas mot enskilda frågor på detta vis hamnar andra frågor i skuggan. Det säger sig självt att fokuset på takvolymer under en period innebar att andra delar av upphandlingsarbetet fick mindre uppmärksamhet. /…/”

Jag har själv reflekterat mycket kring detta, och vad det innebär att göra en upphandling. Ofta är det andra frågor än de gängse, som syns i juridisk diskussion, som preklusionsfrister, takvolymer och hyresundantaget, som är viktigare för att kunna hantera det praktiska genomförandet. Det går kanske inte att bortse från att dessa frågor kan vara viktiga, men de är inte det viktigaste för den som ska verkställa en upphandling.

Jag vill utvidga frågeställningen: Det är ett flertal andra frågor som tar tid från kärnfrågan, att göra en bra affär. Det blir fler och fler aspekter att förhålla sig till, som informationssäkerhet, hållbarhet, beredskap och andra i och för sig viktiga mål. Offentlig upphandling har blivit så mycket större än det var tidigare. Som upphandlare ska man omfatta alla dessa superviktiga frågor, medan ursprungsuppgiften kan hamna i skuggan.

Det händer att offentlig upphandling får kritik i olika sammanhang, och det beror inte bara på okunskap. Att göra en gedigen och lyckad upphandling är ett väldigt krävande uppdrag. Det svårt att träffa rätt, och det finns utmaningar som man inte tänker på. Det finns många experter som har åsikter om offentlig upphandling, men som kanske inte förstår vad det i praktiken innebär att upphandla.

Detta gäller för övrigt flera yrkesgrupper. När lärare får fler och fler uppgifter och dokumentationskrav, kommer undervisning kanske först i tredje hand. Detta har också debatterats i media, att det är många som arbetar på en mer övergripande nivå, medan utmaningarna i kärnverksamheten handlar mer om mindre beståndsdelar.

Jag har gett exempel på sådana underliggande frågor i en upphandling av järnhandelsvaror. Det är en snårskog med sortiment bestående av hundratusentals artiklar med långa bokstavs- och sifferkombinationer.

Ett minimikrav för att göra kravkontroll/pröva likvärdigheten mellan olika produkter, torde vara att man tillsammans med en fackman åker runt till anbudsgivarnas butiker och undersöker varorna (vilket man ju inte kan). I vilket fall måste man vara enormt kunnig inom området. Det finns specialbutiker för bara skruv och bult, ska dessa brytas ut till ett eget anbudsområde, eller undantas från upphandlingen? Oaktat så kommer tjänstemännen att handla där. Att det kan behövas specialskruvar är den kommunala hantverkarens verklighet.

Att upphandla är större och mer krävande än man tror. När det blir fler och fler faktorer att hålla reda på, tas fokus själva huvuduppgiften. Man ska absolut ta in de andra aspekterna. Men det handlar någonstans om var man lägger krutet. Detta är självklart inget argument mot att ställa till exempel hållbarhetskrav. Klimatfrågan är vår tids viktigaste fråga, den står över allt, och själv äter jag varken kött eller flyger.

Hållbarhetskrav vid offentlig upphandling har lett till att marknaden förflyttats. Det är bara det att det kommer till bland allt annat. Alla dessa övriga frågeställningar är naturligtvis viktiga (och självklart har
tjänstepersoner en skyldighet att arbeta mot politiskt beslutade mål) men kärnuppdraget, att få ett avtal som är genomförbart, är ändå det viktigaste och svåraste uppdraget. När betoningen blir på allt annat så finns risken att kärnverksamheten drunknar i det övriga.

Viktor Anseus, upphandlare