“Innovation sker mest kontrollerat under avtalstiden”

En panel bestående av Åke Strandberg, Capio, Mikael Wallin, CGI, Anestis Chartalidis, Miljöpalatset, och Gunnar Schön, Transdev, diskuterar offentlig upphandling under Almegas upphandlingsdag.

En fråga som diskuteras är ökad dialog. Mikael Wallin, affärsutvecklingschef på it-företaget CGI, menar att det är viktigt att leverantören tillåts komma in tidigt i processen.

– Det finns en rädsla att göra fel hos många upphandlare och det gör att de är väldigt försiktiga i många steg. Det gör också att verksamheten ofta kommer långt från upphandlingen. En viktig erfarenhet är att upphandlaren har mycket att vinna på att se till att verksamheten är med i alla steg av upphandlingen och avtalsskrivandet så att den förstår vad vi kommer att leverera.

Gunnar Schön är vd på persontrafikföretaget Transdev. Han pekar på att de påbörjar anbudsarbetet två år innan trafiken ska inledas.

– Eftersom vi ofta har kontrakt på åtta till tio år ser förutsättningarna inte likadana ut när vi ska börja köra som när upphandlingen inleddes. Det gör att partnerskapet med den upphandlande myndigheten är jätteväsentligt. Vi kör cirka tjugo procent kommersiell trafik. Där berättar kunden direkt om vår leverans är tillräckligt bra eller inte genom att välja oss eller andra sätt att resa. Jag tror att de som upphandlar kan hämta mycket inspiration från den kommersiella trafiken och ändå åstadkomma sina övergripande mål. Ofta har vi en samsyn i målet att ha nöjda kunder och mer resande, säger han.

Gunnar Schön anser att man ska vara försiktig med att efterfråga innovation i upphandling.

– Den kan vara svår att utvärdera. Med våra långa avtal krävs innovation under avtalstiden. Innovation sker mest kontrollerat under avtalstiden och är enklare att kontrollera än innovationsupphandlingar. Samtidigt är det viktigt att inse att innovation inte behöver handla om teknik utan om till exempel nya transportmönster. Jag ser att det finns ett stort utrymme för detta och att det är vi som är utförare som har den stora innovationskraften.

Mikael Wallin anser att incitament för överprestation är ett medel för ökad innovation, men också för en bättre affär totalt.

– Jag ser tyvärr inte mycket av incitament i de avtals skrivs. Det verkar som att man tycker att leverantörerna ska leverera enligt lägsta nivån. Det är mycket piska och lite morot, vilket är tråkigt eftersom det finns många bra förslag som vi skulle kunna bidra med. Vi behöver öka dialogen kring upphandlingarna. I dag hämmar de den innovation som ändå finns. Vi vill ju att kunderna ska kunna ta del av den enorma utveckling som sker inom vårt område, säger han.

Åke Strandberg, senior rådgivare på hälso- och sjukvårdsföretaget Capio, tycker att det borde vara enkelt med incitament.

– Det är lätt att hitta incitamentsmål i vår bransch. Vi har haft exempel på långa avtal där man tagit en dialog om vilka nyckeltal som ska premieras. Många tror att det behövs starka incitament, men det gör det inte. Vi har, tvärt emot vad som brukar anges i debatten, rörelsemarginaler på endast tre-fyra procent. En halv procent i bonus är jättemycket i det sammanhanget. Incitament går att hantera om man vill och vågar.

Han anser att det finns dåliga exempel på motsatsen.

– För oss är det till exempel viktigt att inte bara ta fram nya metoder utan också att rensa ut gamla. Därför ska man som beställare inte betala för gamla metoder. Men om de som förvaltar avtalet är andra än de som gjorde upphandlingen kan det bli riktigt soppigt, säger han.

Anestis Chartalidis, vd på städföretaget Miljöpalatset, tycker att det sker för lite innovation, särskilt i hans bransch.

– Men det är inte bara upphandlarnas fel. Eftersom marginalerna är så små läggs ofta mer fokus på att hitta fel och leta kryphål. Många gånger vill jag att fler upphandlare sätter stopp, men många är rädda att förkasta onormalt låga anbud. Prispress ger inga förutsättningar för innovation.

Mikael Wallin anser att det finns mycket att lära mellan branscher.

– Titta på upplägget i olika avtal. I och med rädslan för att göra fel finns en överambition att lägga till skallkrav. Att lägga stort fokus på skallkrav dämpar rejält den innovationskraft som finns. Skriv avtal som släpper fram den innovationskraft som finns särskilt inom digitalisering där det är en utvecklingsloop och där allt sker i snabb fart, säger Mikael Wallin.