Konsultkostnaderna från BCG har Dagens Nyheter, DN, rapporterat om i flera artiklar. Den tidigare sjukhusdirektören Birgir Jakobsson, som var på plats när BCG anlitades för flytten till Nya Karolinska, har varit kritisk till hur de agerat.
– Jag är van att arbeta med konsulter, men BCG körde sitt race. I min vildaste fantasi hade jag inte kunnat föreställa mig att det skulle bli så här, har han bland annat sagt till DN.
Ledningen för Karolinska har med bakgrund av detta tillsatt en översyn av processen för inköp av externa konsulter med särskilt fokus på BCG. Uppdraget har utförts av Ole Alvin, sjukhusets internrevisor. I uppdraget har det också ingått att ge förslag på förbättringsåtgärder.
Rapporten (pdf) konstaterar att de finansiella begränsningarna och delegationsordningen för beställning av konsulttjänster inte följts vid två tillfällen. Dessutom har processen inte följts när det gäller risken för intressekonflikter och jäv.
Vidare pekar rapporten på att, när det görs en förnyad konkurrensutsättning, ska de personer som ingår i utvärderingsgruppen tillställas en sekretess- och jävsförbindelse från upphandlingsavdelningen. I de nu granskade lokala upphandlingarna har inte sekretess- och jävsförbindelser blivit underskrivna.
Via sjukhusets visselblåsarfunktion har det också framkommit att en ansvarig chef inte har attesterat fakturor själv utan låtit en medarbetare göra det genom att lämna över sina inloggningsuppgifter. Detta är inte tillåtet, enligt internrevisorn.
– Rapporten visar att vi har brustit i rutiner och processer för inköp av externa konsulter. Ole Alvins rapport är välskriven och tydlig, den visar att vår interna kontroll och våra processer tyvärr inte alltid fungerar som de borde. Rapporten och de rekommendationer som har föreslagits kommer att vara en viktig del i vårt fortsatta förbättringsarbete. Vi gör nu skyndsamt ett åtgärdsprogram som ska vara genomfört under det första kvartalet i år, säger sjukhusdirektör Melvin Samsom.
Antalet timmar som konsulterna från BCG har arbetat överensstämmer inte heller med sjukhusets riktlinjer för hållbara arbetsvillkor för anställda, även om huvudansvaret ligger hos BCG som arbetsgivare. Sjukhuset borde som uppdragsgivare undersökt och ifrågasatt detta, enligt rapporten.
Det framgår också av rapporten att det saknas fakturaspecifikationer för åren 2011 till 2014. Fakturaspecifikationer finns från 2015 till 2017.
Rapporten riktar också kritik mot den prismodell som SLL fastställde för upphandling av tjänster från BCG. Detta är en fråga för upphandlingsgruppen hos SLL.
– Vi har genomfört en del åtgärder redan men vi har mycket arbete kvar att göra. Det finns inga genvägar, det handlar om att ha tydliga processer och rutiner – och framför allt att se till att de följs. Det är något som åligger var och en av oss medarbetare som arbetar med den här typen av frågor. Rapporten ger oss en bra grund att arbeta utifrån och vi kommer att göra det skyndsamt. Jag kan inte ändra på det som hänt men jag kan ta ansvar för att säkerställa att det inte händer igen, avslutar Melvin Samsom.
Rapporten kommer med en rad rekommendationer på åtgärder. Sekretess- och jävsförbindelsen bör tydligt informeras om av upphandlingsavdelningen och skrivas under av deltagare i utvärderingen av anbuden. Personer som tidigare har varit konsulter bör informeras om risken att de kan vara jäviga i olika beslut och att de bör avstå från att delta i ärenden som har med den tidigare konsultfirman att göra fram till dess att det uppenbart inte är problematiskt.
En sjukhusgemensam rutin för beställning av konsulttjänster bör tas fram med utgångspunkt från it-avdelningens rutin. I beställningsrutinen bör specificeras vilka uppgifter som ska framgå av fakturan och innebörden av olika begrepp, till exempel referens på fakturan.
I dag finns checklistor, mallar med mera gällande konsultanskaffning, men de bör göras mer pedagogiska och heltäckande. En lathund bör tas fram som beskriver vad man bör tänka på vid anskaffning, upphandling, beställning och uppföljning av konsulttjänster.
Rapporten menar också att man behöver förbättra uppföljning av konsultkostnader, inklusive att konsulter med rätt kompetensnivå används (inte dyra konsulter där de inte behövs). ”Kostnader för ”back-office” bör ingå i timpriset för konsulterna. Arbetstider överstigande 170 timmar i månaden bör särskilt noga motiveras och tydliggöras”, skriver internrevisorn.
Sjukhusdirektören Melvin Samsom har nu tillsatt en programledare, Mia Ejendal, med ansvar för uppföljning av åtgärdsplanen som ska vara klar senast i mitten av februari. Åtgärderna ska införas i verksamheten under första kvartalet 2018.