Upphandlingar via konsultmäklare fortsätter att öka. Siffror för 2021 visar att det offentligas utgifter till konsultmäklarna uppgick till 7,3 miljarder kronor. Det är en fördubbling på fem års tid, från redan då höga nivåer.
Konsultmäklaren tar i praktiken varken ansvar för produktion, resultat eller långsiktig innovationsförmåga. Med det här upplägget finns dessutom en stor risk att godtyckligt utvalda konsulter särbehandlas eftersom urvalet ofta sker helt utan möjlighet till insyn.
Förfarandet medför också risk för att upphandlingar som borde vara offentliga blir privata – utan tillämpning av lagen om offentlig upphandling. Det kan aldrig ha varit lagstiftarens mening att en leverantör som är bra på att administrera cv:n och faktureringssystem ska ta ansvaret för att leverera komplexa tjänster som till exempel tunnelprojektering, vilket blir fallet med det här upplägget.
Trots att regering, riksdag, EU-kommissionen och många fler arbetar för att skapa förutsättningar för ökat värdeskapande, kvalitet och innovation inom offentlig upphandling, ökar andelen konsulttjänster som upphandlas via konsultmäklare.
De två största konsultmäklarföretagen stod under år 2021 för över 80 procent av hela den offentliga marknaden för mellanhänder. Det är mycket oroande utifrån ett konkurrensperspektiv. Det faktum att det ena av de här företagen under året hade en omsättning på över 4 miljarder kronor från enbart fyra offentliga kunder har också en negativ inverkan på konkurrenssituationen.
Kunskapen om problemen med mellanhandsupplägget är fortfarande för låg. Det är synnerligen viktigt att upphandlande myndigheter följer de riktlinjer som tagits fram av Konkurrensverket och Upphandlingsmyndigheten. De slår fast att om den upphandlande enheten vill ha något som helst inflytande när leverantörerna utses, behöver behovet tillgodoses på något annat sätt än med denna mellanhandslösning.
Trots detta fortsätter vi se samma problem växa sig större år efter år. Det är uppenbart att det är av stor vikt vilken leverantör som faktiskt utför jobbet vad gäller tekniska utredningar, lösningar för broar och tunnelbaneutbyggnader, arkitekttjänster för gaturum och offentliga verksamheter eller lösningarna på klimat- och hållbarhetsutmaningar.
Den typen av tjänster ställer höga krav både på leverantörens kompetens, processer och problemlösningsförmåga liksom på samarbetet mellan leverantör och beställare.
De långsiktigt negativa effekterna på marknaden är avsevärda då avståndet mellan köpare och säljare ökar samtidigt som förtroendet sjunker för den offentliga marknaden. Dialogen mellan upphandlare och den faktiska leverantören försvåras väsentligt eller försvinner helt.
Mellanhanden har inte någon egen kompetens i den tjänst som upphandlingen syftar till att generera, vilket leder till att värdet av den verkliga leverantörens kompetensinvesteringar, strukturkapital, innovationsförmåga och arbetsmetodik utraderas.
I stället för fokus på kvalitet och långsiktigt värdeskapande i sund konkurrens, skapas konstlade och kortsiktiga upphandlingar som hämmar företagens och Sveriges konkurrenskraft. Regeringens krav på ökad kvalitet, innovationsförmåga och social hänsyn åsidosätts därmed helt.
Det finns stora risker och fallgropar med detta upplägg och Innovationsföretagen ser ett fortsatt behov av att det offentliga:
- Säkerställer regelefterlevnad.
- Anpassar kontraktens storlek för att möjliggöra en sund konkurrens.
- Återtar ägandeskapet över upphandlingarna och agerar transparent.
- Beaktar och hanterar riskerna i konsultmäklarupphandlingar, avrop och projekt.
Anders Persson
Förbundsdirektör Innovationsföretagen
Helena Dahlberg
Förbundsjurist Innovationsföretagen
Mycket bra artikel!
Har tidigare varit avtalsansvarig och strategiskt ansvarig för tekniska konsulter på större bolag utanför LOU. Strategin var att bygga långa relationer med reglerade timpriser med preferred suppliers, som byggde långsiktig kompetens, utvecklade metodik och processer som stöttade verksamheterna och även utbildade konsulter via kompetensöverföring från erfarna till juniora i viktiga teknikområden. Även där fanns mäklare som alternativ för vissa icke strategiska tjänster. Det blev tyvärr ibland bakdörr för direktupphandling utanför inköpsstrategi med resultat överpris för underkompetens.
Konsultmäklare kan ha en värdeskapande roll för vissa typer av bemanningsuppdrag utan strategiskt värde, främst för hantering av enmanskonsulter. Men inte för strategiska kompetenser eller projekt, där inte bara en människa ska in.
Allra sämst blir det om strategiska kompetenser eller projekt handlas upp av bemanningsbolag som i sin tur anlitar större strategiska konsultbolag, då blir avståndet mellan kravställare och utförare alltför långt i upphandlingsskedet, med negativt bidrag från mäklaren som enbart en administrativ mellanhand utan kompetens i sakfrågorna. Alternativet är att handla upp ramavtal med utvärderingskriterier i form av funktionella krav, för att premiera seriösa företag som satsar på värdedrivare som miljö, säkerhet, kvalitetsledning i uppdrag, kompetensutveckling, metodutveckling etc. Metoder och stöd för det finns.
Dags för inköp att lyfta blicken när det gäller konsultaffärer, från enkel CV-hantering och lägsta pris (vilket ändå inte garanteras) – till strategiskt värdeskapande för verksamheten . Största kostnaden med en konsult är sällan timpriset, eller ens antalet timmar den fakturerar. Det är värdet den skapar med sitt arbete – till exempel kostnad i investeringsupphandling till följd av dennes kompetens/effektivitet i sitt arbete, baserat på effektiv metodik, bra processer, nätverk av kollegor etc i sin hemorganisation. Utveckla det med strategiska ramavtal istället.
Med rätt upphandlade avtal så ger konsultmäklare mindre konsultbolag/enmanskonsulter med expert/specialist kompetenser möjlighet att vara med att leverera till Offentlig sektor på avtal som de inte hade kunnat lämna anbud på i andra fall. Detta ger offentlig sektor tillgång till kompetens de annars skulle missa och detta ofta på ett kostnadseffektivt sätt då dessa mindre aktörer har avsevärt lägre overheadkostnader och konsultmäklarnas påslag ofta är låga.
Risken finns absolut att denna typ av avtal missbrukas, men det kan även ske vid ett traditionellt ramavtal. Jag har vid flera tillfällen sett hur offentliga aktörer gått till avtalad ramavtalsleverantör och bett dem ta in en specifik konsult som underleverantör, vid tillfällen också till ett högre pris än avtalat genom att exempelvis erbjuda 1,5 ggr avtalat pris per timme.
Problemet är inte avtalsformen med en Konsultmäklare, utan bristande styrning, kontroll och uppföljning av avrop/anskaffningar som sker från upphandlade avtal.
”Det är synnerligen viktigt att upphandlande myndigheter följer de riktlinjer som tagits fram av Konkurrensverket och Upphandlingsmyndigheten. De slår fast att om den upphandlande enheten vill ha något som helst inflytande när leverantörerna utses, behöver behovet tillgodoses på något annat sätt än med denna mellanhandslösning.”
Detta är ju ett problem i och med att det som huvudregel inte följs, upphandlande myndigheter har oftast stor påverkan över vilken leverantör/konsult som väljs. Även om det sker via telefon eller annat sätt som inte kan spåras.
Följt av problemet om myndigheten inte ska lägga sig i, så väljer mellanhanden – det privata vinstdrivande företaget – själv leverantör/konsult.
Eftersom mellanhanden i dessa konsultmäklaravtal alltid har procent på underleverantörens timpris så finns inget incitament till att välja en billigare underleverantör, eftersom mellanhanden tjänar mer pengar på en högre kostnad för myndigheten.
Då bli det lätt att välja subjektiva värden för att motivera det pris man vill uppnå.
En bra lösning för anskaffning av konsulter är att inrätta ett dynamiskt inköpssystem (DIS) och sen göra specifika upphandlingar genom det. Då får det offentliga möjlighet till spetskompetens utifrån varje projekt. Det blir då naturligt att premiera erfarenhet utifrån projekt (kvalitet istället för allt för stort prisfokus vid utvärdering). DIS är ett bättre sätt i många fall för att lösa konsultbehoven, då en återgång från konsultmäklare till ramavtal har sina problem som vi sett länge. DIS är ljuset i tunneln.
Upphandlaren:
Du måste vidga dina vyer om din bild av ramavtal med konsulter endast innebär ett (1) avtal med ett (1) företag i fyra (4) år som ska leverera allt från varor, tjänster, entreprenader till IT-upphandlingar.
Om man väljer rätt modell för sitt ramavtal, arbetar med flera leverantörer, så är det inga problem för små- och medelstora företag att vara med på ramavtalet och man uppnår ändå en flixiblitet.
Eller exempelvis köra DIS. Men visst det kräver mer energi vid varje beställning, men det kommer man inte ifrån.
Konsultmäklare är ju bara ett outsourcat DIS.
Kan stora konsultbolag också vara ett ”svart hål”?
Detta då en stor andel av deras verksamheter består just av underkonsulter och agerar konsultmäklare. Även bland de största konsultbolagen kan det finnas ”svarta hål” där det är ännu svårare att få insyn.
Kan inte annat än hålla med tidigare kommentar från ”Upphandlaren” högre upp;
”Problemet är inte avtalsformen med en Konsultmäklare, utan bristande styrning, kontroll och uppföljning av avrop/anskaffningar som sker från upphandlade avtal.”
Alla former har sina för- och nackdelar.
Det är styrning, kontroll och uppföljning som är det viktiga – oavsett modell i slutändan.
Stora konsultbolag – också ett ”svart hål”?:
Fast problemet är väl inte att ett stort konsultbolag på ramavtal tar inte en godkänd underkonsult som matchar beställarens önskemål och behov?
Det ”svarta hålet” och problemet som artikeln belyser är ju att konsulter handplockas och finansieras av offentliga medel utan möjlighet till insyn, då konsultmäklaren har procent på timpriset som aldrig konkurrensutsätts ”på riktigt”. Endast konsultmäklaren har tillgång till samtliga inkomna priser och offerter och kan sålla och gallra utan insyn.
Vid ramavtal och stora konsultbolag och/eller underleverantörer så finns ju ett upphandlat pris att förhålla sig till, och full möjlighet till insyn via offentlighetsprincipen.
Det finns exempel på upphandlande myndigheter som skaffat sig en allomfattande ”behovsmäklare” som kan mäkla alla typer av varor och tjänster. Vips så behöver inte myndigheter genomföra någon annonserad upphandling alls, utan allt kan köpas via mäklaren. Det enda som behöver hanteras korrekt enligt LOU är upphandlingen av mäklaren, vart fjärde år eller så.
De gånger mäklarupplägg har ifrågasatts i förvaltningsdomstol har domstolen i alla fall jag känner till låtit mäklartjänsten bestå i brist på lämpligt lagrum som skulle kunna förbjuda tjänsten. En fantastisk gråzon som bara växer och möjliggör misshushållning med skattemedel och korruption med begränsad insyn.
Det är ingen gråzon. Det är helt och hållet inom ramen för systemet.
Björn:
Det är det i teorin. Men i praktiken, som artikeln beskriver och som vi i branschen också upplever, så är det en gråzon som utnyttjas och absolut inte inom ramen för ”systemet”.
Det är en osund metod att göra affärer på och helt emot andemeningen med upphandlingslagstiftningen.
Varför agerar myndigheter såhär? Saknar de själva kompetens att upphandla rätt konsult(er)? Som frilansare vill jag ju gärna få uppdrag direkt från kund, inte via mäklare. Jag kan iofs förstå till viss mån att man använder sig av mäklare eftersom det abstraherar bort en massa administration och annat och man får en motpart. Men sen finns det ju alternativ i form av plattformar/nätverk för frilansare och konsultbolag. Själv använder jag Brainville.
Frilansaren:
Upphandlande myndigheter agerar så här för att dom inte kan upphandla 1 leverantör på lägst pris utan att få följdproblem med att priserna dumpas in och man får lägre nivå på konsulter än vad man efterfrågat.
Ska man göra någon annan modell så kräver den mycket arbete och inte minst, mycket krav på beställarna, som då måste motivera varje avrop och hantera avtalet på ett bra sätt.
Däremot om man har en konsultmäklare som målvakt, så skickas alla ansökningar/offerter in till konsultmäklaren som kan gallra utan insyn, och man kan helt enkelt välja vem man vill utan att det kan överprövas eller ifrågasättas. Upphandlande myndighet undkommer LOU och offentlighetsprincipen, konsultmäklaren får tjäna mer pengar (påslag x högre timpris) och även vald leverantör är nöjd som kan hålla mycket högre priser än vid konkurrensutsatta ramavtal/DIS.
Jag förstår. Men borde inte myndigheterna hänvisa sina upphandlade mäklare att använda en oberoende plattform – då skulle alla vinna? Mäklaren kan då få ratta myndighetens ”konto” på plattformen så länge avtalet pågår och det ger ju myndigheten insyn – det är ju deras konto som de också har inlogg till. Jag är förmodligen naiv här, det är säkert mycket mer komplicerat än så, men jag tror det fungerar så på den jag använder…
För mig är det ju svårt att få uppdrag direkt från kund och jag måste då gå via mäklare, men jag upplever en del mäklare som oseriösa. De tar första bästa konsult och skickar in till kunden och uppdraget stängs snabbt som ögat. Den som beställde konsulten på myndigheten har kanske oftast inte kompetens att bedöma om konsulten passar… det är ju delvis därför de använder en mäklare antar jag?
Frilansaren:
Kanske. Min spontana reaktion på ett sådant upplägg du beskriver är att om en upphandlande myndighet bedriver en plattform/portal där den tar emot handlingar (ansökningar) blir offentlig och kräver insyn enligt offentlighetsprincipen. Då kan ju allmänheten och leverantörer som inte blir utvalda begära ut inkomna handlingar och granska hur myndigheten gör affärer. Då blir det svårt att motivera personliga parametrar om exempelvis priset är 40% högre.
Minst en av de stora konsultmäklarna har till och med gått så långt att istället för att skicka in kandidater till myndigheten för intervjuer, så delar dom en tillfällig portal som konsultmäklaren erhåller. På så sätt kan tjänstemän på myndigheten tillfälligt logga in, se vilka ansökningar som finns, välja den dom vill ha och sedan stängs portalen. På så sätt har ingen handling inkommit eller upprättats hos myndigheten och några anbud finns inte att begära ut. Istället hänvisar dom allmänhetens insyn till konsultmäklaren, som är ett privat företag och givetvis vänligt avböjer att lämna ut handlingar eftersom dom inte lyder under offentlighetsprincipen.
Det finns givetvis fall där detta sköts på ändamålsenligt sätt och faktiskt hjälper myndigheten att rekrytera kompetens. Men det ”svarta hålet” är allt fiffel och noll möjlighet till insyn. Jag vet exempelvis vid sådana fall som du beskriver i sista stycket, att man som myndighet vill ha Kalle Persson som konsult, man kommer överens med honom att vi lägger ut ansökan på fredag. Han går ut och söker direkt när den kommer ut och mäklaren stänger den direkt på måndag för myndigheten har sagt att det är bråttom.
På så sätt blir konkurrensen lidande, och konsulter handplockas.
”Konsulter handplockas” – den myt storkonsultbolagen vill sprida om konsultmäklare, syftet är att de själva ska få de attraktiva ramavtalen, och maximera sina egna vinster. Sedan får vi oligopol.
Det är så lustigt att kommentarerna i de årligen återkommande artiklarna om konsultmäklare sprider narrativet att alla upphandlande myndigheter brinner av iver att få handplocka konsulter hela tiden till alla projekt och alla uppdrag. En helt bisarr syn på affärer, och en nedlåtande syn på personer anställda på myndigheter.
Björn:
Jag delar min bild av verkligheten. Det förekommer hela tiden.
Storkonsultbolagen vill absolut inte sprida denna bild, de tjänar ju multum på att få sälja sina konsulter för 1100 kr/tim via konsultmäklare än att behöva krypa ner på 700 på ramavtalen.
Såg att vi (Brainville) nämndes och vill bara säkerställa att det är tydligt vad vi är och inte är.
Brainville är en plattform där alla företag och organisationer gratis kan posta uppdrag som frilansare och konsulter kan ansöka på. Vi tar aldrig del av affären utan ger direktkontakt. Brainville är alltså inte en konsultmäklare.
Man kan ha ett företagskonto hos oss, och till det förstås bjuda in externa parter (t.ex. en konsultmäklare) som kan hjälpa till att hantera upphandling av konsulter. Det ger den som äger kontot fullständig insyn i processen.
1100 kr, 700 kr, är det snittarvoden för ett ramavtal, bara anekdoter eller rena påhitt? Båda timpriserna kan förekomma i ett och samma ramavtal.
Det är snittpriset för seniora konsulter inom teknik, manegement, it och hr av egen erfarenhet.
När de upphandlas pressas priset, annars får man inte vara med.
När det avropas på konsultmäklare är priserna alltid betydligt högre. Jag börjar fundera ”Björn”, jobbar du på en konsultmäklare eller varför din skitnödighet över att branschen behöver tvättas?
Björn, du verkar ha en fantastisk förmåga att blunda för allt missbruk som sker inom ramen för mäklartjänster.
Vi som jobbar med att offerera konsulter via mäklartjänster och i vanliga korrekta upphandlingar, ser bevisligen många fall där vänskapskorruption och annat missbruk ges större utrymme att frodas när mäklartjänster nyttjas, eftersom insynen och möjligheten att ifrågasätta är obefintlig. I vanliga upphandlingar gör risken för överprövning att myndigheten försöker sköta sig så korrekt som möjligt. Behovet att sköta sig korrekt minskar drastiskt när ingen insyn finns och ingen kan överklaga.
Jag har själv tjänat många miljoner via konsultmäklare, så jag kanske inte borde bita den hand som föder mig. Samtidigt har jag ett visst rättspatos och tycker att offentlig sektor bör ingå korrekt uppkomna avtal. Jag kan sannolikt tjäna bra med pengar även på korrekt upphandlade avtal.