Lyckat med nya e-tjänster

De två e-tjänsterna ”Upphandla” och ”Direktupphandla och dokumentera” är sedan ifjol en del av upphandlingsprocessen.

– Genom ”Upphandla” har vi digitaliserat de inledande stegen i processen. I e-tjänsten beräknas upphandlingens värde utifrån ett antal parametrar och frågor, säger Katarina Korpenstam, upphandlingschef i Nässjö kommun (32 000 invånare, Jönköpings län).

Hon berättar vidare:

– Upphandlingens värde styr sedan ärendegången – till upphandlingsenheten som ett nytt ärende om värde över 700 000 kronor, meddelande till användaren för direktupphandling med dokumentationsplikt, 100 000-699 999 kronor, eller godkännande för direktupphandling utan särskilda krav på dokumentation,

I de fall där en direktupphandling med dokumentationsplikt ska göras skickas användaren vidare till e-tjänsten ”Direktupphandla och dokumentera” för handläggning enligt kommunens riktlinjer för direktupphandling.

– E-tjänsten används som stöd i hela processen och de olika stegen dokumenteras också där. Upphandlingsenheten framtagna standardavtalsvillkor samt mallar för offertförfrågan och tilldelningsbeslut ingår också som en del av direktupphandlingsprocessen, förklarar Katarina Korpenstam.

E-tjänsterna har utvecklats i samverkan mellan kommunens digitaliseringsstrateger och upphandlingsenheten. De finns tillgängliga via kommunens intranät.

– E-tjänsterna gör att vi får bättre struktur på inflödet av upphandlingsuppdrag. I e-tjänsten informeras också om eventuell ledtid.

– Kommunens verksamheter har varit positiva till införandet av e-tjänster, det ger en viss frihet under ansvar vad avser våra direktupphandlingar som verksamheterna uppskattar. I gengäld får vi bättre insyn och dokumentation.  Nu handlar det om att marknadsföra e-tjänsterna ytterligare internt så att vi får ett bra utfall på användandet, säger Katarina Korpenstam.

I arbetet med digitalisering inom Nässjö kommuns inköpsorganisation har också en webbutbildning i upphandling tagits fram som en del av kommunens digitala introduktionsprogram.

– Vi tror att detta kommer skapa en grundläggande förståelse i kommunens verksamheter vilket kommer hjälpa oss göra ännu bättre upphandlingar tillsammans med beställarna, säger Katarina Korpenstam.

Hon har varit kommunens upphandlingschef sedan hösten 2021, en intensiv period där Nässjö kommun gett strategisk upphandling status som ett politiskt utvecklingsmål och där upphandlingsenheten gått från fyra till sex upphandlartjänster, plus e-handelsadministratör.

Sista anställningsdag för Katarina Korpenstam blir 27 mars – därefter väntar ett nytt kapitel i karriären som konsult för B3 Upphandling där hon kommer att utgå från Jönköpingskontoret och fokusera på it-upphandling i både offentlig och privat sektor, upphandlingsjuridik samt verka som managementkonsult inom inköp.

– Jag har trivts bra i Nässjö kommun och under min tid som chef känt ett stort förtroende att både driva strategisk och operativ utveckling. Jag ser fram emot utmaningen och den flexibilitet som finns i konsultrollen, samtidigt som jag kommer sakna de personer jag lärt känna och arbetat med i Nässjö kommun.