– Pandemin har gett skjuts till digitaliseringen i stort och även ett digitalt arbetssätt. Vi vet nu att det är möjligt att utföra arbete som upphandlare på distans utan att kvaliteten påverkas negativt, säger Katarina Korpenstam, upphandlingschef i Nässjö kommun (32 000 invånare, Jönköpings län).
Malin Kulaweera började nya jobbet som upphandlare i oktober och kapar ordentligt med pendlingstid jämfört med en traditionell anställning.
-Jag bor i Värnamo och har cirka tio mil till jobbet så att kunna jobba mycket på distans är en utmärkt lösning, säger Malin, som tidigare var egenföretagare som upphandlingskonsult.
Hennes tjänst med upp till 80 procents distansarbete har ett tydligt upplägg.
– På upphandlingsenheten har vi gemensamt beslutat om en dag i veckan då hela enheten är samlad på plats. Andra eventuella aktiviteter där jag behöver närvara fysiskt planeras också till denna dag i största utsträckning. Planeringen påverkas också av verksamhetens behov och kan därför ändras med framförhållning och planering.
Nässjö kommun har dels en centralt beslutad avtalsmall för distansarbete som stöd för kommunens olika enheter att möta ”det nya normala” med den digitalisering som sker på arbetsmarknaden och verksamheternas behov.
På enhetsnivå anpassas sedan den konkreta lösningen med andelen distansarbete efter dialog mellan chef och medarbetare.
– Den fysiska och sociala arbetsmiljön är en viktig punkt att både ta med i avtalet, inventera i samband med anställningsstart och följa upp på ett systematiskt sätt, säger Katarina Korpenstam.
Hon ser en rad fördelar med att kunna erbjuda distansarbete och pekar särskilt på att det kan underlätta att hitta rätt kompetens.
– Distansarbete ger även mig som chef ytterligare ett verktyg för att anpassa arbetet och valet av arbetsplats utifrån medarbetaren ifråga, vilket också skapar förutsättningar för att behålla kompetens. Distansarbete kan möjliggöra en bättre balans mellan arbetsliv, fritid och föräldraskap. En bra balans i livet skapar en glädje även på jobbet.
– Min erfarenhet är också att medarbetare får bättre möjligheter att utföra vissa uppgifter mer fokuserat vilket också ger ett gott slutresultat, säger Katarina Korpenstam.
Hon tillägger att det samtidigt att det kräver mer av henne som chef på områden som intern kommunikation och uppföljning och särskilt om distansarbetet inte är systematiskt.
– Det är därför en omställning som tar lite tid då nya rutiner och arbetssätt tas fram.
Katarina Korpenstam menat att pandemin visat att det fungerar att jobba som upphandlare på distans.
– Efter pandemin var därför inte steget till att möjliggöra distansarbete särskilt stort och det är också en naturlig del av den digitaliseringsresa som Nässjö kommun och upphandlingsenheten genomgår. Digitala mötesstrukturer i övrigt fortlever vid interna möten med kommunens verksamheter. Det är helt enkelt mer effektivt även om vi sitter på samma ort.
Hon betonar att det skillnad mellan att reglera distansarbete i anställningsavtalet eller att tillåta distansarbete som en del av arbetsplatsens kultur.
– Det förstnämnda är en förutsättning för att anställningen ska vara möjlig, och det handlar då om en trygghet för båda parter att reglera omfattningen av detta i ett avtal.
– Ett sådant behov finns dock inte hos samtliga medarbetare. Effekten av arbetsplatsens inställning till distansarbete medför att det inte heller blir nödvändigt att reglera i övriga fall. Vill någon jobba hemifrån så tillåts det ändå, säger Katarina Korpenstam.
Malin Kulaweera ser det som viktigt att inkludera hela personalen i beslut när någon eller några arbetar på distans. Annars kan det hända att beslut tas informellt.
Intrycken hittills, efter första veckorna på nya jobbet, är mycket positiva.
– Jag trivs väldigt bra och upplever att det finns en god vana av digitala möten vilket ger mig goda möjligheter att utföra mitt arbete. Jag är stolt över att arbeta i Nässjö kommun som enligt mig är en arbetsgivare i framkant som prioriterar sina anställda., säger Malin.
Nässjö kommuns upphandlingsenhet växer från fyra till sex upphandlare som en del av en satsning på kommunala inköp. Enheten har också en e-handelsadministratör.
Under 2022 har ett arbete med kategoristyrning påbörjats, nästa år ges strategisk upphandling status som ett politiskt utvecklingsmål med särskilt fokus på social hållbarhet.
– Min uppfattning är att Nässjö kommuns verksamheter och förtroendevalda har ett intresse för offentlig upphandling och ser värdet av upphandling som ett strategiskt verktyg, säger Katarina Korpenstam.
