Mer AI – högre kompetenskrav

– När jag rekryterar så är huvudfokus hög IT-mognad, en positiv inställning till AI och såklart även ett brinnande intresse för offentlig upphandling. Jag är övertygad om att just den kombinationen behövs för att lyckas framöver, sade Robin Ingbrant när han talade under den AI-konferens som Upphandling24 anordnade i måndags.

Sedan 2022 är han upphandlingschef i Karlskoga kommun, som har drygt 30 000 invånare och där upphandlingsenheten med elva medarbetare även fungerar som inköpscentral för flera kommuner i östra delen av Värmland.

– Några saker som vi inom upphandling fokuserat på för att lyckas med AI är att ha ett tydligt syfte – varför ska vi börja använda AI och vad vill vi uppnå – att säkerställa att vi har den senaste teknologin inom AI samt att personalen känner mig motiverad, har rätt kompetens och förtroende för tekniken.

Robin Ingbrant kopplade AI-utvecklingen till förmågan att jobba med den nationella upphandlingsstrategins tio inriktningsmål.

– Med begränsade resurser kommer det att vara en betydande utmaning att kunna jobba effektivt för att nå dessa mål. Jag tror att AI kommer att vara en del av lösningen – en möjlighet som vi måste ta.

– Det är många arbetsuppgifter som vi idag inte hinner med men som skulle behöva göras för att öka kvalitén i den offentliga affären. AI kan frigöra tid för mer kvalificerat arbete – strategier, analyser, en aktiv avtalsuppföljning.

Karlskoga kommun valde att höja blicken vid valet av ett nytt upphandlingssystem, vilket landade i Clira eSource som ny leverantör hösten 2024.

– Vi fokuserade på vilket system som kommer att vara bäst i framtiden och såg att Clira hade en tydlig vision för AI och offentlig upphandling. Det känns jättespännande att vara en del av den resan där vi ser att alltmer AI-funktionalitet kommer i systemet.

Microsoft 365 Copilot är det andra huvudverktyg som kommunen använder – en form av lågt hängande frukt att plocka.

– Vi kunde komma igång direkt genom att avropa en utökad Copilot-licens från vårt befintliga licensavtal. Kostnaden, några hundralappar per månad och användare, var enkel att motivera med den tidsbesparing och kvalitetshöjning vi fick.

Karlskoga kommuns upphandlare använder nu olika funktioner (agenter) i Copilot, vilket Robin Ingbrant gav exempel på under konferensen.

– Vi har bland annat nytta av en agent, Researcher, som hittar och sammanställer information snabbt. Gör man en marknadsanalys eller behöver inspiration till en kravspecifikation så är den väldigt effektiv.

– Vi har även testat att bygga egna agenter i Copilot – det går snabbt och är enkelt att komma igång. Ett exempel är ett skrivverktyg för att skapa tydligare och mer transparanta texter, ett annat en CPV-analys där vi skriver in vårt behov och får förslag på lämpliga CPV-koder med tillhörande motivering, perfekt när man ska avgöra om det är en bilaga två-tjänst eller ej.

I Clira eSource används bland annat den specifika direktupphandlingsfunktionen Dirra.

– Vi har även testat att kombinera Copilot och Dirra där vi jobbar med att sammanställa behovet med hjälp av det förstnämnda verktyget. Sammanställningen läggs sedan över till Researcher-agenten och ger en marknadsanalys och leverantörsanalys. Därefter tar Dirra över och spottar fram ett förfrågningsunderlag snabbt och av hög kvalitet som vi kan jobba med efter lite finputsning.

I framtidsplanerna för Karlskoga kommun finns en särskild AI-agent med ”delad vårdnad” inom ekonomiavdelningen, där upphandling och övriga ekonomienheter ska träna agenten på kommunspecifik information inom budget, redovisning, upphandling och fakturahantering.

– Syftet är att ge bättre stöd till verksamheten men också att minska arbetsbelastningen på vår enhet, sade Robin Ingbrant.

För kommunens upphandlare handlar det om en klar omställning.

– I de senaste medarbetarsamtalen så har jag varit tydligt med att ett av de viktigaste lönekriterierna framöver kommer att vara hur medarbetarna lär sig och använder AI på ett innovativt sätt, hittar nya use case och framför allt delar med sig till sina kollegor.

– Jag har också varit tydlig med att inom en snar framtid kommer det att vara en förutsättning att de kan nyttja AI-verktygen på ett sömlöst sätt och med en direkt uppmaning att redan nu ta tillfället i akt och lära sig verktygen – både för kommunen skull och för den egna utvecklingen, sade Robin Ingbrant under Upphandling24:s första AI-konferens.