Trycket på offentlig sektor att införa elektronisk fakturahantering är stort. Men eftersom det finns många olika tekniska lösningar krävs mängder med anpassningar för att inköpare och leverantörer ska kunna ”prata med varandra”.
Därför har EU-kommissionen tagit initiativ till Peppol, Pan-european public procurement online. Det är ett nätverk med en teknisk plattform som gör att köpare och säljare kan kommunicera oavsett affärssystem och land.
Peppol har en meddelandestandard som stöder hela processen från förfrågan till leveransbekräftelse och faktura. Köpare och säljare identifieras och kopplas samman via ett register med särskilda id-nummer. För att det ska fungera krävs att myndigheten – och leverantören – är kopplade till varsin så kallad accesspunkt.
När en faktura skickas går den via avsändarens accesspunkt in i Peppol, som söker upp mottagarens accesspunkt. Peppol anpassar fakturan till rätt format innan den skickas vidare till mottagaren.
En köpare eller säljare behöver alltså inte ha flera kopplingar mot sina handelspartner utan klarar sig med en accesspunktsleverantör som sedan utbyter informationen över Peppol.
Störst spridning har Peppol fått i Norden. Danmark har redan förbjudit pappersfakturering i offentlig förvaltning och Norge är i färd med att göra detsamma. Spridningen går snabbt även i andra delar av Europa.
Sedan den 1 november nu i år ska samtliga statliga myndigheter och verk i Sverige använda systemet. På så vis räknar regeringen med att spara 1,7 miljarder kronor fram till år 2021.
Ekonomistyrningsverket har tecknat ett ramavtal med it-tjänsteföretaget Opuscapita, som är en så kallad accesspunkt (se ovan). Avtalet, som nu hanteras av Kammarkollegiet, öppnar för 225 myndigheter att kunna ansluta sig till Peppol.
– Tack vare Peppol behöver man inte göra tester för varje ny affärsrelation. Det går också att byta leverantör av accesspunkten utan att förlora åtkomst till anslutna affärsparter, säger Matts Ek som är produktchef för Peppol på Opuscapita.
Ännu så länge är det staten som anammat Peppol. Men enligt Matts Ek bör det inte dröja länge förrän även kommunsektorn upptäcker fördelarna.
– Inom några år kommer Sveriges kommuner sannolikt också att vara anslutna, säger han.
Det innebär att myndigheterna både ska kunna ta emot och skicka elektroniska fakturor.
– Fördelen med Peppol är bland annat att man säkerställer att man lever upp till den kommande lagen om e-faktura till följd av offentlig upphandling, säger Clara Wadman, utredare på den nya digitaliseringsmyndigheten Digg.
Lagen börjar gälla den 1 april 2019.
De myndigheter som ännu inte anslutit sig kommer att bli kontaktade av Digg.
– Om man ännu inte anslutit sig så är första steget att ta kontakt med sin leverantör av inköpssystem eller ekonomisystem som kan hjälpa er vidare, säger Clara Wadman.
