Upphandlingsmyndigheten har tagit fram en ny vägledning (pdf) om avtalsförvaltning. De har även ett område på sin webb som handlar om avtalsförvaltning. Vägledningen ska underlätta för upphandlande myndigheter att skapa en grundläggande struktur för aktivt och långsiktigt arbete med att förvalta sina avtal.
– En upphandlande myndighet har mycket att vinna på att arbeta aktivt med avtalsförvaltning. Det är en central del i arbetet med att uppnå en god affär, säger Nassira El Kadaoui, projektledare för framtagandet av vägledningen på Upphandlingsmyndigheten.
Vägledningen går igenom grunderna för avtalsförvaltning och presenterar en processbeskrivning som kan användas som stöd i arbetet med att utveckla en egen struktur för avtalsförvaltning. Vägledningen riktar sig både till beslutsfattare som vill ha kunskap och stöd i planeringen och till medarbetare som fått i uppdrag att förvalta upphandlande avtal.
Avtalsuppföljning är en viktig del i arbetet med att förvalta avtal. Men även andra aktiviteter ingår i processen.
– Avtalsförvaltning innebär, förutom avtalsuppföljning, intern administration som att registrera avtalen i en avtalsdatabas samt hantera eventuella förlängningar och prisjusteringar. Men framför allt handlar det interna arbetet om att skapa ett bra köpbeteende i den egna organisationen. Det sker genom att styra organisationens inköp till de leverantörer som myndigheten har avtal med, samt genom att arbeta för att nå process och kostnadseffektivitet, säger Nassira El Kadaoui.
I går höll Upphandlingsmyndigheten ett seminarium om avtalsförvaltning där den nya vägledningen presenterades. Seminariet finns att se på myndighetens webbplats.
