”Oavsett hur det går har vi gjort rätt”

I maj förra året skrev Upphandling24 om hur Malmö stad skickat skriftliga varningsbrev till det städföretag som vunnit fyra upphandlingar av städtjänster till ett åttiotal kommunala förskolor.

Efter att Malmö stad riktat kritik mot städningen på kommunens förskolor hävdes alla fyra avtal med leverantören. Leverantören anser däremot inte att Malmö stad genomfört kontrollerna på ett korrekt sätt och har stämt kommunen på nära fem miljoner kronor.

Företaget hävdar att Malmös förskoleförvaltning var fientligt inställd redan från början. Exempelvis ska de ha klagat på uppstarten bara några dagar efter att avtalen trädde i kraft.

– Innan avtalsstart var allt under kontroll. Vid uppdragsstart hade varken utbildningsintyg eller registerutdrag skickats in. När vi kontrollerade städningen var det inte städat alls där vi gjorde kontrollerna. Eftersom det gäller förskoleverksamhet kunde vi inte vänta, säger Ziyene Melki på Malmö Stad som skött upphandlingen.

Hon berättar på Sveriges Offentliga Inköpare, SOI:s, årskonferens i Gävle, att det står i avtalet att leverantören finns krav på dokumentation i form av tidrapporter, något som inte först skickades in.

– Efter påtryckning kom tidrapporter med bland annat uppgifter om att en person städat på flera ställen samtidigt. De stämde helt enkelt inte.

Hon säger att de haft överseende med problem vid uppdragsstart.

– Om man levererar mer än 90 procent och ökar upp till 100 procent mot det avtalade är det inget problem. Men inte om man börjar på fem procent och sedan sakta arbetar sig upp.

Enligt Ziyene Melki ville kommunen samarbeta och erbjöd en rad förslag på hur kommunen skulle kunna bidra till att städningen kunde förbättras,

– Utmaningen var att vi inte upplevde problemen på samma sätt. Då är det svårt att hitta lösningar.

Förtroendet förstördes, enligt Ziyene Melki.

– Vi övervägde att häva avtalet redan tidigt efter avtalsstart, men valde att inte göra det eftersom vi inte kunde visa på något konkret avtalsbrott, även de inte städade enligt avtal, säger Ziyene Melki.

I stället utövades ekonomisk påtryckning och avbröt samarbetet.

– Vi upplevde det som om leverantören varken hade vilja eller förmåga att uppfylla avtalet.

En upphandling av städning på kommunala skolor vanns dock av samma leverantör som Malmö Stad nu hade stora problem med.

Malmö stad valde att inte anta deras anbud och skrev följande i en inlaga till förvaltningsrätten.

”Det skulle vara oerhört paradoxalt att samtidigt som staden starkt överväger hävning av samtliga befintliga uppdragsavtal, skulle nya likvärdiga uppdragsavtal tecknas med samma leverantör. Lagens syfte skulle förfelas om konsekvensen av tillämpningen skulle bli att en upphandlande myndighet tvingas ingå avtal med en leverantör som så uppenbart åsidosatt sina åtaganden i tidigare avtal”.

Företaget valde dock att dra tillbaka sin överprövning.

Kommunen valde dock, som tidigare nämnts, att häva avtalen.

– Det gjordes en riskanalys där vi resonerade om dålig städning kan vara bättre än ingen alls och om vi var beredda att häva avtalet. Vi skickade ett sista varningsbrev med  krav på rättelser i punktform och var tydliga med när rättelse skulle ske. Om inte rättelse skett inom tidsfristen skulle avtalet hävas, säger Ziyene Melki.

Hon anser att hävningen varit lärorik men jobbig och aldrig gått utan samarbete inom Malmö stad.

– Vi är skyldiga våra seriösa leverantörer att sköta vår uppföljning och att agera. Jag har utfört lokalvårdsupphandlingar i sex år och det första gången det gått så här dåligt.

Företaget anser att det handlar om en obefogad avtalshävning och kräver kommunen på drygt 2,5 miljoner kronor för skadan de brutna avtalen innebär och på 2,3 miljoner för utfört arbete som företaget ännu inte fått betalt för.

Kommunen har å sin sida stämt företaget på nio miljoner kronor.

– Har haft en muntlig förberedelse i rätten med huvudförhandling under hösten. Den stora frågan är om dokumentationen är tillräcklig. Jag hoppas och tror att det är tillräckligt. Men oavsett hur det går har vi gjort rätt, säger Ziyene Melki.