Att skriva in vite i ett avtal är idag standard. De flesta upphandlande organisationer har mallar där sanktioner finns med som en självklarhet. Men när det väl kommer till kritan – när leverantören inte levererar enligt avtal, när kvalitetsnivåer brister eller tidsfrister överskrids – så tvekar många. Vitet blir en pappersprodukt. Ett påtryckningsmedel som aldrig realiseras.
Detta är problematiskt. Inte bara juridiskt, utan också affärsmässigt och i förlängningen för förtroendet för den offentliga affären.
Vitet är inte ett straff – det är en del av affären
En vanlig missuppfattning är att vite uppfattas som något “hårt” eller konfliktskapande. Något man helst undviker för att värna relationen med leverantören. Men det är att missförstå vitets funktion.
Vitet är inte ett straff i moralisk mening. Det är en ekonomisk reglering av risk. När ett avtal ingås har båda parter accepterat villkoren – inklusive de ekonomiska konsekvenserna vid avvikelser. Att inte ta ut vite när villkoren är uppfyllda är i praktiken att ensidigt ändra affären i efterhand.
Det väcker också en principiell fråga: varför ska leverantörer som brister i sitt åtagande behandlas lika som de som levererar korrekt? Utan konsekvenser riskerar seriösa leverantörer att missgynnas, vilket i längden snedvrider konkurrensen.
Signalen till marknaden
Att konsekvent tillämpa vite och andra sanktioner skickar en viktig signal till marknaden: avtal gäller. Krav är inte bara något som ska uppfyllas vid anbudstillfället, utan under hela avtalsperioden.
Om motsatsen gäller – att sanktioner sällan eller aldrig används – skapas en kultur där kravnivån i praktiken sänks efter tilldelning. Leverantörer lär sig snabbt vad som egentligen gäller. Effekten blir att upphandlingen tappar i trovärdighet.
Det handlar alltså inte bara om den enskilda affären, utan om systemets legitimitet. Trots detta finns det en utbredd tvekan kring att använda vite.
Varför tvekar vi?
Skälen kan vara flera:
- Rädsla för att skada relationen med leverantören
- Osäkerhet kring juridiken
- Bristande dokumentation och uppföljning
- En kultur där uppföljning inte prioriteras
Men det finns också en mer grundläggande förklaring: avtalsuppföljning har historiskt sett haft lägre status än själva upphandlingen. Fokus ligger på att “göra affären”, inte på att förvalta den.
Det behöver ändras.
Professionell avtalsuppföljning kräver konsekvens
Att arbeta professionellt med upphandling innebär att hela livscykeln tas på allvar – från behovsanalys till uppföljning. Sanktioner är en naturlig del av detta.
Det betyder inte att vite ska användas slentrianmässigt eller utan dialog. Tvärtom. I många fall bör första steget vara att identifiera problemet, föra en konstruktiv dialog och ge leverantören möjlighet att rätta till brister.
Men när avvikelser kvarstår – eller när det handlar om tydliga brott mot avtalet – då måste sanktionerna användas. Annars urholkas både avtalet och den egna organisationens trovärdighet.
Ledarskapets roll
En avgörande faktor är ledarskapet. Att ta ut vite kan upplevas obekvämt, särskilt i verksamheter där relationer och samarbete värderas högt. Därför krävs ett tydligt mandat från ledningen.
När chefer signalerar att avtalsuppföljning är prioriterat – och att sanktioner ska användas när det är motiverat – förändras beteenden. Det blir en del av det professionella arbetssättet, snarare än ett undantag.
Offentlig upphandling står inför stora utmaningar: ökade krav på effektivitet, hållbarhet och motståndskraft. Då har vi inte råd med avtal som inte efterlevs.
Att skriva bra avtal är viktigt. Men det är först när vi följer upp dem – och använder de verktyg vi själva har avtalat fram – som de får verklig effekt.
Vitet är inte ett misslyckande. Det är ett bevis på att avtalet tas på allvar.
Och kanske är det just där vi behöver börja.
TEXT: Arian Dushku, avtalscontroller, Lunds kommun
