Hela den här sidan är en annons.

Sverige sparar mycket pengar
på uppföljning 

Värdet av de offentliga upphandlingarna i Sverige uppgår till över 700 miljarder kronor varje år och över 18 000 upphandlingar annonseras. Kraven är stora på styrning och uppföljning av de offentliga myndigheternas verksamheter. Heltäckande och kvalitativ avtalsuppföljning är därför ett viktigt verktyg för att säkerställa att våra gemensamma resurser används på ett optimalt sätt.

Det primära syftet med avtalsuppföljning är att säkerställa att leverantören uppfyller de krav som ställts i upphandlingen samt att den upphandlande myndigheten får det som har avtalats. Både i EU-praxis och kommunallagen (2017:725-KL) framgår det tydligt att uppföljning av upphandlande kontrakt ska ske och vilken ansvarsfördelning som gör sig gällande. Från EU domstolen finns exempel på kvalificeringskrav som bör kontrolleras under hela avtalsperioden, i syfte att kunna göra gällande till exempel vite eller uteslutning.  

Ytterst är avtalsuppföljning de aktiviteter som säkerställer att leverantören uppfyller alla de krav som ställts i förfrågningsunderlaget, under hela avtalstiden. Här är det både de kvantitativa och de kvalitativa kraven som måste följas upp.

Tyvärr är det idag få upphandlande myndigheter som följer upp sina avtal systematiskt och kontinuerligt. Varför är det så?

De vanligaste skälen som anges är resursbrist, avsaknad av rutiner och processer, otydlig rollfördelning, undermåliga eller inga systemstöd och uppfattningen att det är ett omfattande och krångligt arbete. Utöver detta har upphandlande myndigheter ofta många avtal i flera olika kategorier och måste förhålla sig till en föränderlig leverantörsmarknad, samt nya lagar och regler.

“Våra kunder som redan anslutit sig till vårt initiala pilotprojekt är mycket nöjda säger Sebastian Recht, försäljningschef hos Decimalen. Enkelhet och hjälp med vad vi ska agera på ger en direkt kostnadsbesparing och minskar vår administrativa tid väldigt mycket. Det är uttryck som hela tiden kommer från våra kunder, säger han vidare.”

“Våra kunder som redan anslutit sig till vårt initiala pilotprojekt är mycket nöjda säger Sebastian Recht, försäljningschef hos Decimalen.

Konsekvenserna av den bristande avtalsuppföljningen är tydliga. Det blir snedvriden konkurrens, ökade kostnader, bristande kvalité, skadestånd, förtroendeskador, köp utanför avtal och att tredje part, såsom brukare och patienter, drabbas om leverantören inte lever upp till kravställningarna.

För att hantera dessa utmaningar måste upphandlande myndigheter ha ett effektivt och modernt systemstöd för avtalsuppföljning om de ska ha en chans att lyckas!

I samarbete med Vinnova har Decimalen utvecklat ett kraftfullt system. I systemet kan kunden inte bara samköra befintliga inköpsdata i gemensamma analyser utan också inhämta viktiga data som saknas från exempelvis verksamhet och leverantörer.

Den manuella insatsen för datainsamling blir minimal, vilket idag är en stor del av tidsåtgången för upphandlade myndigheter när de ska följa upp sina avtal.

Systemets AI-modul automatiserar inhämtande och hanteringen av data, analyserar och skapar rapporter. Den upphandlande myndigheten kan istället fokusera på de strategiska besluten och åtgärderna.

En extra vinst är att stora delar av underlaget inför kommande upphandling blir färdigt i processen.

Sambandet mellan bristande uppföljning av kvalitativa krav och ökande kostnader blir alltmer tydligt. Ett modernt systemstöd måste kunna hantera uppföljning av kvalitativa krav, såsom kvalité, leverans, kompetens och miljökrav, inte bara det kvantitativa.

Decimalens system och metodik möjliggör uppföljning av alla typer av krav, kvantitativa som kvalitativa. Inte bara pris, som historiskt sett varit den lägst hängande frukten, som också tagit mycket tid.

På en föränderlig leverantörsmarknad är tillgången till aktuella marknadsdata mycket värdefull för upphandlande myndigheter. Systemet hanterar dagligen stora mängder marknadsdata. Denna tillgängliggörs sedan för användarna genom algoritmisk indexering av varor och tjänster. Därmed ges man ytterligare en viktig pusselbit för att kunna upphandla på ett strategiskt och välinformerat vis.

Decimalen har tagit fram ett unikt system som fyller ett tomrum på systemmarknaden för avtalsuppföljning. Då det dessutom är lätt att använda och enkelt att implementera, så har tröskeln för att börja följa upp sina avtal aldrig varit lägre.

Nu är det dags för upphandlande myndigheter att börja agera.

Systemlösningen kommer att lanseras under ett introduktionsevent den 29 mars kl 13.00 och anmälan till detta görs på Decimalens hemsida.

Länk till eventet skickas strax innan eventet.

Under eventet kommer 20 kunder att erbjudas fri provperiod på ett avtal under två månader. Först till kvarn gäller. Är ni redan nu intresserade av provperiod, maila info@decimalen.se.

VARFÖR DECIMALEN?

Decimalen har en komplett verktygslåda för Sveriges kommuner och regioners inköp. Med hjälp av våra verktyg, vårt humankapital och vår databas vill vi tillsammans med våra kunder nå hållbara resultat och skapa rätt förutsättningar för inköpsprocessen.

Inköps- och upphandlingsavdelningar är ofta underbemannade och det är först på senare tid som dessa enheter har givits större fokus och egen budget. Det är en svår uppgift att säkerställa att samtliga leverantörsavtal efterföljs och att samtliga kollegor med inköpsansvar följer uppsatta riktlinjer för inköp.

Avtalsförvaltning med kontinuerlig uppföljning bidrar till en bättre och mer hållbar välfärd.

 

Decimalen
Decimalen är ett snabbt växande företag som specialiserat sig på att utveckla och effektivisera den offentliga sektorns inköp.

Vi erbjuder skräddarsydda tjänster och ett komplett system för inköp, kontroll, analys och uppföljning.  Våra kunder finns i hela Sverige.

Vi är ett företag i Stockforsa-koncernen.

KONTAKTA OSS
Tel: 040-30 22 00
info@decimalen.se