Denna lösning presenterar Karin Kaibel (bilden) som driver företag med fokus på avtalsförvaltning och leder utbildningar i ämnet.
Rent allmänt menar Karin Kaibel att det är något av ett gyllene läge för att lägga mer resurser på avtalsförvaltning.
-Det resonemanget bygger jag på att offentlig sektor har blivit bra på upphandling och nu är mogna för att ta sig an hur avtal förvaltas.
-Men det är också så att de ekonomiskt tuffare tiderna för offentlig sektor gör att betydligt fler borde se värdet av avtalsförvaltningen för att stärka ekonomin – att det är faktiskt är en investering att ha personal som arbetar med de delarna, säger Karin Kaibel.
Hon tar Trafikverket som ett färskt exempel på vilken ekonomisk potential som finns genom en effektiv avtalsförvaltning.
Riksrevisionens granskning kunde visa kraftiga fördyringar i storleksordningen 40 procent jämfört med avtal där strategisk avtalsförvaltning skulle kunna ha minskat den fördyringen avsevärt.
-Det finns många goda lokala exempel runtom i landet på hur satsningar inom det här området resulterar i positiva ekonomiska effekter. För att inte tala om alla andra positiva effekter det ger som bättre leverantörsrelationer, ökat anseendet och förtroende hos allmänheten, den interna arbetsmiljön med mera.
-Men det kan också vara en känslig fråga där man kanske inte vill sprida utåt att man förlorat många miljoner genom att inte följa upp avtal ordentligt. Tyvärr kan det bidra till att det blir pedagogiskt svårt att övertyga politiker om att prioritera upphandling och avtalsförvaltning i ekonomiskt svåra tider, säger Karin Kaibel, som uppmanar upphandlare ”att inte ta på skämskudden” utan att istället agera och påvisa goda resultat.
Ett generellt råd som Karin ger till upphandlande myndigheter som vill stärka sin avtalsförvaltning är att involvera flera delar av organisationen.
-De bästa resultaten uppnås om man har ledningen med sig och bygger upp ett tvärfunktionellt arbetssätt där upphandlaren och eventuell avtalscontroller arbetar tillsammans med verksamheten. Och inkludera leverantören. Allt hänger ihop.
-De behov som finns formaliseras och den förstudie som genomförs följs av upphandling, avtal, beställningar/avrop, uppföljning och summering för att sedan överlämnas till nästa förstudie, berättar Karin Kaibel.
Hon tillägger att den grundfråga som bör ställas är hur trygg man känner sig inom organisationen kring att avtal följs.
-Känner man inte den tryggheten, så finns det all anledning att arbeta mer med avtalsförvaltning.
Hur stor tror du ”otryggheten” är?
-I en nationell undersökning gjord av Visma för några år sedan svarade endast sju procent av de tillfrågade upphandlarna att de var trygga med att den egna organisationen följde avtalen och motsvarande siffra för om man var trygg att leverantören följde avtalet var endast fem procent trygga. Det tycker jag speglar betydelsen av att satsa på avtalsförvaltning, avslutar Karin Kaibel.
