Upphandling av medicintekniska produkter är en svår konst. I en nypublicerad vägledning, som tagits fram av upphandlare och leverantörer i samarbete, beskrivs hur processen bäst ska utformas för att leda till en god affär.
Upphandlaren Louise Reuterhagen, som representerat Stockholms Läns Landsting i den arbetsgrupp som står bakom inspirationsdokumentet, poängterar vikten av dialog:
– Vi vill att båda sidor får ökad förståelse för varandra och i större utsträckning börjar samarbeta, allt i enlighet med LOU, för att få till upphandlingar som bättre uppfyller vårdens behov.
Initiativtagare till vägledningen är Lfu, Landstingsnätverket för upphandling, och Swedish Medtech som gemensamt ville ta fram konkreta förslag på hur upphandlingsklimatet kunde bli ännu bättre. Projektet Den Goda Affären startade i augusti 2011 och nu är alltså denna övergripande vägledning för hela upphandlingsprocessen färdig.
Louise Reuterhagen har haft flera upphandlingskolleger i projektgruppen. Lena Larsson, upphandlingschef vid Jämtlands läns landsting, Olof Lethagen, upphandlare i Region Skåne, samt Anna Johansson, materialkonsulent i Västra Götalandsregionen, har också medverkat.
Industrin har representerats av 3M, Zimmer, Johnson & Johnson samt Swedish Medtech.
Lena Larsson berättar om det fina engagemang som visats inom projektgruppen. Man har identifierat ett flertal goda exempel där kommunikationen fungerat föredömligt – men också noterat att det finns en stor förbättringspotential.
I vägledningen (pdf) är upphandlingsprocessen indelad i tre faser: förberedelse, upphandling och uppföljning. Under respektive fas ges tips om vilken typ av kommunikation som kan vara lämplig och i vilken form, samt hur viktigt det är att faserna hänger ihop.
– Förberedelsefasen är oerhört viktig och det är där som fokus borde ligga. Med god förberedelse och bra kommunikation minskar risken för missförstånd och vi kan skapa både bättre förfrågningsunderlag och anbud.
Arbetsgruppens förhoppning är att inspirera upphandlingschefer, upphandlare/inköpare, materialkonsulenter, referensgruppsmedlemmar och all personal som arbetar med upphandlingar hos leverantörer av medicintekniska produkter.
– Ska förändring kunna ske måste den förankras i hela ledet, från upphandlingschef till upphandlare, samt ledning och upphandlingsansvarig på leverantörssidan.
Har er vägledning använts i någon upphandling?
– Delvis, ja, men ännu inte fullt ut. Vi som arbetat med den kommer garanterat att följa råden, framför allt på grund av att vi fått en förståelse för varandras vardag, vilket har varit viktigt.
Arbetsgruppen poängterar att vägledningen bygger på sunt förnuft. I praktiken borde den alltså kunna användas även inom andra områden:
– Framförallt hoppas vi att den leder fram till bra diskussioner som i sin tur kommer att föra målet med ”den goda affären” en bit närmare.
