Rivstart med första ”Dis”

– Vi ser större bredd bland leverantörerna, högre kvalitet och bättre leveranser, säger Thua-Maria Johem, gruppchef för entreprenad på Telge Inköp.

Redan för två år sedan inleddes arbetet med att ersätta ett omfattande ramavtal med ett mer flexibelt Dis. Målet var att möta beställarnas behov av spetskompetens och öka konkurrensen.

Sedan systemet lanserades den 1 april har omkring 250 företag anslutit sig – många av dem mindre företag – och runt 100 avrop har redan genomförts.

– Det är en stor Dis med hela 39 teknikområden, så det blev lite av en rivstart. Men vi har fått väldigt positiv feedback från användarna. Det mesta har fungerat över förväntan och inga av de farhågor vi hade har blivit verklighet, säger Thua-Maria Johem.

Bakgrunden till förändringen var ett ramavtal med många teknikområden och flera leverantörer inom varje område – men ändå upplevde beställarna att rätt kompetens inte alltid fanns att tillgå.

– Kvaliteten varierade och specialistkompetens var ibland svår att hitta. Vi insåg att ramavtalet inte träffade rätt och började undersöka alternativ. Efter dialog med både beställare och marknaden växte idén om ett Dis fram, berättar Thua-Maria Johem.

För att lyckas med övergången har Telge Inköp lagt stor vikt vid förberedelserna. En arbetsgrupp på fem personer har arbetat med utformning och införande av systemet.

– Effektivitet och tekniskt systemstöd har varit utmanande, särskilt med tanke på Dis:ens omfattning. Vi har också satsat på att marknadsföra systemet internt så att våra beställare förstår det nya sättet att avropa. Där har vi lyckats väl – många ser nu fördelarna och vågar använda det.

En av de stora vinsterna med DIS är att det ger mindre konsultföretag möjlighet att delta i upphandlingar.

– Det finns inget krav på att leverera till ett fast pris, vilket ger leverantörerna större flexibilitet. Samtidigt kan vi som upphandlande myndighet forma avropen mer precist utifrån våra behov. Konsultmarknaden passar särskilt bra för Dis, med tanke på den rörlighet som finns och att företag kan ansöka om att delta under hela systemets livslängd.

Inför lanseringen fanns viss oro kring konkurrensaspekter – skulle tillräckligt många svara på avropen, och skulle de större leverantörerna vilja vara med?

– Vi var lite tveksamma, men det har gått över förväntan. Även de större aktörerna har anslutit sig, trots att Dis öppnar upp för mindre företag och därmed ökad konkurrens.

Handläggningstiden för ett avrop inom DIS är något längre än vid traditionella ramavtal med rangordning, men enligt Thua-Maria Johem är den jämförbar med en förnyad konkurrensutsättning eller direktupphandling.

– Vi snittar på ungefär tio timmar per avrop. Det är möjligt att tiden minskar i takt med att vi blir mer vana och får bättre systemstöd. Tidsåtgången varierar också mycket beroende på typ av avrop.

Framgången med det första Diset har gett mersmak.

– Ja, planen är att införa fler Disar. Men först ska vi gå i mål med bytet av system och upphandlingsverktyg innan vi påbörjar nästa, säger Thua-Maria Johem.

Telge Inköp är Södertälje kommunkoncerns inköpsbolag och fungerar även som resurs för sex närliggande kommuner.