Rustar avtal för kris

Addas beredskapsprojekt inleddes i början av 2022 med ett arbete där inköpscentralen inventerar och identifierar beredskapen i sin avtalsportfölj.

Inriktningen är att det sedan ska vara en grund för nya processer och rutiner för affärsanalyser, förstudier, upphandling och förvaltning från senare delen av första kvartalet nästa år.

Olof Molander, affärsområdeschef på Adda, beskriver arbetet:

– Inventeringen har initialt utgått ifrån vår analys av ett avtals försörjningsstrategiska värde och behov av att hänsyn tas för en eventuell kris eller bristsituation – alltså om det bör finnas en inbyggd beredskap i avtalet.  

– I diskussionen med våra leverantörer och i arbetet med att se över och förstå våra försörjningskedjor bättre, så har det framför allt visat sig att bland dessa prioriterade avtal så är det bland avtal gjorda innan pandemin där det finns luckor.  Oftast rör det sig om inbyggda svagheter som till exempel i långa leveranskedjor som är vanliga i Sverige och där det är osäkerheter i omvärlden som är den största risken för leveransstörningar.

Adda pekar också på risken att skapa beroenden där det finns få substitut eller bristande konkurrens.

– Om det rent avtalsmässigt är så att vi inte reglerar händelser av krisartad natur på ett sätt som skulle kunna ge våra kunder en fördel vid en krissituation.  Så diskuterar vi med både kunder och leverantörer om och hur dessa luckor bäst kan täppas till – ett arbete som nu tar vid, säger Olof Molander.

Han betonar att kunskap om vilka förmågor som finns i den egna och andras organisationer och avtal innan kriser uppstår som absolut viktigast i all riskhantering.

– Den förkunskapen gör att vid en kris så klargörs prioriteringarna – en nationell läxa från pandemin om någon. Lösningarna måste sedan anpassas till behoven, när de uppstår och vilka konsekvenser en brist- eller krissituation kan få.

-Därifrån tycker inte jag att vi skall utesluta några lösningar; från multi-sourcing till egna lager och allt däremellan. Det är också här som vi alla ges chansen att utmana det egna beteendet och ställa oss frågan om vi köper rätt saker på rätt sätt. Behovet kanske kan lösas på ett annat sätt, med andra arbetssätt eller produkter och mindre riskexponering, säger Olof Molander.

Adda planerar även att ta fram ett särskilt avtal för livsmedel med lång hållbarhet, ett arbete som prioriterats på kommunal nivå av Örebro under begreppet ”nödmat”.

– Vi har nyligen tillsammans med ett antal kommuner satt igång ett arbete med att försöka ta fram hur ett nationellt avtal för mat i kris bör se ut. Produkter med lång hållbarhet som även måste fungera att rulla in i det dagliga arbetet innebär, utöver produkterna, även att ett stort mått av logistik ska finnas inkorporerat i ett sådant avtal, säger Olof Molander.

Adda har tagit fram en särskild rapport där man lyfter inköpsfunktionens strategiska betydelse i offentliga organisationer för att stärka försörjningsberedskapen.

I morgon, torsdag, anordnar Adda ett seminarium om rapporten med en paneldiskussion som kommer att ledas av vd Eva-Lotta Löwstedt Lundell.