Enligt arkivlagen ska myndigheternas arkiv bevaras och hållas ordnade. De ska vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen och forskningens behov.
Därmed inte sagt att dokument inte får gallras ut. I sitt förslag till gallringsregler för upphandlingsrelaterade dokument föreslår Riksarkivet en gallringsfrist på fyra år.
Tiden räknas från den dag avtalet slöts eller underrättelse om beslut att avbryta upphandlingen skickades ut. För handlingar som tillkommit genom användning av ramavtal ska fristen börja löpa först när ramavtalet löpt ut.
Dokument tillhörande det antagna anbudet och godkända ansökningar om deltagande i valfrihetssystem ska bevaras. Ej antagna anbud och anbudsansökningar samt förtydliganden och kompletteringar till dessa får gallras.
Handlingar som tillkommit vid direktupphandling eller vid avrop från ramavtal ska kunna gallras om värdet av det upphandlade är lågt. Bilagor till antagna anbud i form av föremål får gallras eller återlämnas till anbudsgivaren under förutsättning att de beskrivs eller avbildas i dokumentation som bevaras.
Det finns också en undantagsregel – som känns rätt svårbedömd. Undantag från gallring föreslås om handlingarna har, eller kan antas få, betydelse för forskning eller för förståelsen av andra handlingar som bevaras.
Enligt Riksarkivets gallrings- & bevarandepolicy ska begreppet ”forskningens intresse” tolkas i mycket vid mening. Handlingar kan generellt anses ha betydelse för forskning om upphandlingen de härrör från har stor påverkan på samhället, berör ett större antal individer eller på annat sätt medför stora konsekvenser som till exempel vid större infrastrukturinvesteringar.
Förslaget är nu ute på remiss. Tanken är att de nya föreskrifterna ska vara klara under första halvåret i år.
Vill du bli bättre på att projektleda upphandlingar?
