Den situation du beskriver speglar den verklighet många har inom Inköpssverige, både inom privat och offentlig sektor. Det vill säga det är tajt med resurser och man lever med en konstant överbelastning arbetsmässigt. Konsekvensen blir att det som kommer sist i inköpsprocesskedjan (mätning och uppföljning) inte hinns med.
Det finns dock några olika varianter på hur ni skulle kunna tackla denna problematik. En första självklar möjlighet (men som kanske inte är realistisk för alla) är att försöka äska ytterligare en resurs som ansvarar för avtals-/leverantörsuppföljning. En person som också arbetar med övrig mätning, uppföljning och rapportering vid inköpsfunktionen.
Här är det en framgångsfaktor om ni är faktabaserade och försöker precisera vad det skulle innebära tids-, kostnads- och kvalitetsmässigt, men även legalt och riskmässigt om ni fick en dedikerad person för detta arbetsområde.
Om fler resurser är ett orealistiskt scenario, så kan följande två varianter vara ett alternativ till lösning. Den första handlar om att helt enkelt fråga sig: Hur många leverantörer/avtal skulle vi hinna följa upp per år? Utgå från ett realistiskt antal (som kan vara allt från ett avtal till flera) och börja.
Den andra varianten är att avsätta någon timme och gå igenom vilka strategiska/viktiga leverantörer/avtal ni har (brukar inte vara så många om ni verkligen rannsakar er inköpsverksamhet). Bestäm vilka ni ska följa upp och börja.
Skulle listan bli alltför lång får ni antingen bestämma en högre uppföljningsnivå ambitionsmässigt på de allra viktigaste leverantörerna/avtalen och nöja er med en ”hel och ren” nivå på de andra.
Eller så gör ni som i första alternativet: välj enbart ut så många avtal/leverantörer som ni orkar och hinner med. Det viktigaste är att börja och göra något i stället för ingenting alls.
Lycka till!
Helena Brynolfsson
Helena Brynolfsson har över 25 års erfarenhet av inköp från åtta bolag från skilda branscher där hon som inköpschef byggt upp inköpsfunktioner i tuffa miljöer. Helena Brynolfsson är inköpskonsult och leder Prosourcias verksamhet. Prosourcia arbetar med att höja kvaliteten på inköpsarbetet hos sina privata och offentliga kunder så att de når ett bättre resultat.
Hej, det går även att använda en extern resurs såsom ett företag som utför oberoende 3:epart kontroller, vi på SMP har hjälpt kommuner med detta i 15 år