Stora verksamheter använder ofta flera typer av skrivare i sina olika verksamheter.Däremot vill man gärna köpa av samma leverantör, vilket underlättar administrationen.
Problemet är att producenter och återförsäljare av specialskrivare ofta är specialiserade på endast en skrivarkategori. Genom att blanda samman kategorier, begränsas ofta konkurrensen till en eller ett par stora återförsäljare.
Skrivare kan i dag vara helt olika produkter, med olika ändamål. Alla känner till kontorets stora multifunktionsskrivare som skannar, faxar, kopierar och skriver ut. Den väger runt från 50 kg och uppåt och står på alla större kontor.
Vad färre känner till är att många verksamheter använder specialskrivare. De kan ha vitt skilda ändamål. De kan väga från två till 500 kg. Skrivare kan idag vara avancerade digitaltrycksmaskiner (produktionsskrivare) som väger 500 kg och står på tryckerier. De kan vara tre meter breda och skriva ut stora väggplanscher och kosta 500 000 kr. Den andra ytterligheten specialskrivare för etiketter som väger två kg och kostar 2000-4000 kr. Det finns även skrivare av kreditkort av plast eller skrivare som kan trycka på träfanér. Det finns skrivare för patientarmband och kvittoskrivare. Det finns i dag till och med 3d-skrivare som kan ”skriva ut” produkter i plast och metallmaterial.
Normalt sett är det inte samma leverantörer som tillhandahåller skrivare inom olika områden. Låt oss exempelvis leka med tanken på att man upphandlar etikettskrivare och multifunktionsskrivare med samma kravställning. Resultatet av en sammanblandning av etikettskrivare och multifunktionsskrivare riskerar att bli en mycket dålig affär.
För det första kan endast en eller ett par av de största återförsäljarna leverera skrivare inom alla vitt åtskilda specialområden, och då med hjälp av underleverantör. Sammanblandningen av etikettskrivare och multifunktionsskrivare i en upphandling får därför en rent diskriminerande verkan gentemot leverantörerna.
För det andra kan inte samma krav med rimlighet ställas på så olika produkter. Med tanke på att det rör sig om helt olika storlek, teknik och prisbild för produkterna, finns helt olika behov och finansieringslösningar för att göra en god affär. Kontorets dyra multifunktionsskrivare som kan kosta 150 000 kr per styck att köpa in, kan lämpligtvis leasas med serviceavtal.
Alternativ kan det vara affärsmässigt att upphandla fullserviceavtal med betalning per kopia via ett räkneverk. När skrivaren börjar bli dålig, servas den eller byts ut mot en ny av leverantören. Att stå med en egen trasig skrivare kan bli en dyr affär för myndigheten. För billiga etikettskrivare som kostar 2 000-4 000 kr, och väger några kilo, köper man in och beställer ett par extra ifall någon går sönder. Förbrukningsmaterial köps in via ramavtalet.
Självklart bör inte etikettskrivare finansieras varken via leasing eller hyras per kopia, det skulle vara en dålig affär för myndigheten. En etikettskrivare är så pass billig att service inte lönar sig att köpa. Det är bättre att köpa in ett par extra skrivare och ha på lagret om någon går sönder.
Stalltips vid skrivarupphandling
Några saker att tänka på för att undgå de dolda kravfällorna i skrivarupphandlingar:
Tänk affärsmässigt, blanda inte ihop krav från olika kategorier
- Dela in upphandlingen i olika kategorier
- Tillåt anbudsgivare att lämna anbud i just den kategori de verkar inom
- Överväg finansieringslösningar och anpassa utvärderingsmodellen för olika produktkategorier
- Var öppen för olika leverantörer inom respektive kategori
Christoffer Stavenow
Stavenow & Partners
