Så upphandlar du it-kunskap

Rätt utbildning ger det helhetsperspektiv som krävs om beslutsstödet ska kopplas till affärerna. Men vad är rätt utbildning och vad ska den innehålla?

Att få valuta för de pengar som investeras i utbildning är en självklarhet. Oavsett vilken utbildare som anlitas och vem som köper utbildningen – ett företag, en organisation, en myndighet eller en kommun – är själva upphandlingen avgörande för slutresultatet.

Som vd och upphandlingskonsult på Kommunupphandling Syd hjälper Gabriella Manieri sina kunder att förbättra förutsättningarna för lyckade affärer. Företaget startades av kommunerna Burlöv, Lomma, Staffanstorp och Svedala med syfte att effektivisera och sänka kostnaderna för inköp av varor och tjänster.

Hennes första och kanske viktigaste råd är att inför upphandlingen göra en marknadsundersökning.

Den som dagligdags arbetar med fortbildningsfrågor har sannolikt kunskap om vilka företag som kan vara aktuella. Andra måste skaffa denna kunskap – på egen hand eller med extern hjälp.

– Ju mer förberedd du är, desto bättre blir du som köpare, säger hon och förklarar att den som i förväg har kartlagt utbildningsföretagen, deras utbud och generella prisnivåer gör bättre affärer.

Minst lika viktigt är att vara tydlig med målet för utbildningssatsningen. Samtidigt som tillfrågade företag ges frihet att lägga upp kursen på bästa sätt gäller det att formulera det övergripande målet:

– De företag som tillfrågas måste vara helt införstådda med vad medarbetarna ska kunna efter det att utbildningsinsatsen är genomförd.

För att utbildningsföretagen ska hamna rätt med sina anbud gäller det att noga beskriva målgruppen för kursen. För att målet ska kunna mätas och uppnås måste det vara realistiskt.

– Utöver självklarheter som deltagarantal finns det anledning att berätta om förkunskaper, roller inom företaget och den it-miljö som används – eller kommer att användas.

Slarva inte med formalia vid utvärderingen av offerterna. Är leverantörernas alla papper i ordning och skatterna betalda?

Vad tidigare kunder tycker är också mycket betydelsefullt. Ta referenser! Det gäller att hitta de pedagoger som är duktiga på att förmedla budskap och fånga medarbetarnas intresse.

Koppla målbeskrivningen till en leveranskontroll.

Om det vid utvärderingen visar sig att kunskapsmålen inte uppnåtts måste det i avtalet finnas reglerat vilka åtgärder som då ska genomföras:

– Det kan handla om en ytterligare kursomgång eller kanske prisjustering. Oavsett vilket gäller det att i förväg ha bestämt spelreglerna.

För att kunna utvärdera utbildningen krävs en metod att mäta kunskap före och efter. Det viktiga är ju att kunskaperna kommer till användning i det dagliga arbetet.

– Det är mycket tveksamt om den korta utvärdering som kursdeltagarna brukar få fylla i efter genomgången kurs räcker.

Är det svårt att hitta en relevant mätmetod? Då kan uppdraget ha formulerats alltför vagt.

Gabriella Manieri poängterar vikten av att vara tydlig när det gäller vem – köpare eller utbildare – som ska stå för olika kringkostnader som till exempel lokalhyra. Förutsätt inte heller att kaffe i pauserna, lunch och utbildningsmaterial ingår.

– Det går aldrig att vara nog tydlig. Den som slarvar med detaljerna kan räkna med att i efterhand få en diskussion om extrakostnader.

Att genomföra sin upphandling i god tid är klokt.

Är utbildningen omfattande och dessutom i tid hårt knuten till ett visst datum, kanske ett systeminförande, gäller det att planera för det.

– Handlar det däremot om en standardkurs för några medarbetare är kraven på framförhållning inte lika höga.