Programvaruföretaget Visma har sammanställt en lista i fem punkter för leverantörer som vill gå vinnande ur offentliga upphandlingar.
1. Förbered dig
Gör en analys av ditt företag och tänk igenom styrkor och svagheter. Tänk på vad som kan vara värdefullt i en upphandling. En upphandlande myndighet får till exempel inte gynna dig för att du är en lokal leverantör, men det kanske gör att du kan fixa billigare transport? Eller vara snabbare på plats? Är din verksamhet konjunkturkänslig? Se till att synas och lämna många anbud i bra tider. Det har du stor nytta av när tiderna blir sämre och konkurrensen hårdnar.
2. Ha framförhållning
Hitta aktuella upphandlingar på ett annonstorg. Men jobba också proaktivt: antingen ringer du till en upphandlare på kommunen och kollar när deras ramavtal går ut, och berättar att du är intresserad av att vara med i nästa omgång, eller så använder du tjänster på marknaden där du själv kan ta fram informationen. Kartlägg potentiella kunder i ditt närområde, och fundera på vilka dina största konkurrenter är. Lägg krutet på de upphandlingar där du tror att du har bäst chans att lyckas. Vad är leverantörens största utmaning i sitt försäljningsarbete mot offentlig sektor?
3. Var noggrann
Läs förfrågningsunderlaget ordentligt. Fråga den upphandlande myndigheten om något är oklart! Se till att svara exakt på allt som efterfrågas: ange exakta belopp, exakta datum och se till att du inte lämnar motstridiga uppgifter på olika ställen i anbudet. Svara på alla frågor, och glöm inte att bifoga alla bilagor. Och superviktigt: Lämna in ditt anbud i tid.
4. Börja enkelt
Börja smått och koncentrera dig på en affär som du vet att du klarar av utan problem. Myndigheterna älskar trygga affärer, så börja i liten skala om du inte är en stor och känd aktör. Det är lättare att ro hem en liten order, sedan ser du till att göra kunden galet nöjd och vips har du en viktig referens inför kommande, större upphandlingar. Leverera alltid i tid och se till att det syns i anbudet att du är seriös och ansvarsfull. Överleverera inte i anbudet, se bara till att du uppfyller de krav som ställs till hundra procent.
5. Lär dig av misstagen
Du kommer inte att vinna varenda upphandling, men du kan lära dig något i varenda en. Efter att upphandlingen avslutats, begär ut det vinnande anbudet och kolla varför det var bättre än ditt. Oftast avgjorde priset, men det kan också ha varit leveranstider, serviceorganisation eller något annat. Något som du kanske kan förbättra till nästa gång.
Mårten Karlsson
Glöm heller inte bort att A och O i alla upphandlingar är att vårda relationer, precis som i ett förhållande, särskilt med den avdelning som har beställt det som upphandlas.
Precis som på en tinder-date, så gillar ingen myndighet beställare som är snåla eller bara pratar om sig själva. Ta reda på vad du kan göra för personen som representerar beställaren, utöver det som står i förfrågningsunderlaget.
Med rätt attityd, behöver inte skall-kraven uppfyllas till 100%.