Så har Stockholm Vatten och Avfall, Svoa, tagit ett helhetsgrepp kring avtalsförvaltning genom projektet Saga sedan 2020.
– Hela verksamheten pratar om Saga. Det är otroligt roligt och projektgruppen som jobbat med detta kan känna stolthet över det man åstadkommit, säger Anette Eriksson, inköpschef på Svoa som är ett bolag inom Stockholms stad-koncernen.
Saga – Strategisk avtalsförvaltning för goda affärer – avslutades formellt som projekt i början av förra året men med en implementeringsfas som pågått sedan dess.
Anette Eriksson började som företagets inköpschef 2019 och noterade både goda insatser inom avtalsförvaltning och behovet av ett mer heltäckande arbete.
– En hel del saker gjordes jättebra men det fanns ingen övergripande strategi och inte heller några tydliga beskrivningar av roll- och ansvarsfördelning. Dessutom såg jag ett behov att mer konsekvent föra över kunskaper från avtalsförvaltningen till nya upphandlingar.
Avtalsförvaltaren Maria Kårebäck fick i uppdrag att leda arbetet med Saga och en viktig framgångsfaktor har varit ett starkt stöd från företagsledningen, som också bemannat projektets styrgrupp.
Med Saga har Svoa utvecklat ett gemensamt arbetssätt för att arbeta strukturerat med avtalsförvaltning, en mer effektiv och tvärfunktionell uppföljning av avtal samt ett strategiskt perspektiv för att för att dra nytta av erfarenheter från tidigare avtalsperioder till nya upphandlingar.
Roller och ansvarsfördelning finns numera nedtecknade, Svoa har klassificerat och hållbarhetstaggat samtliga 650 avtal som är ”egenupphandlade” och har rutiner och mallar för kunskapsöverföring till kommande upphandlingar.
En eskaleringstrappa har tagits fram för hantering av avtalsavvikelser där målet är att hantera motsättningar innan de eskalerar och bli svårlösta.
En majoritet av företagets medarbetare som har roller i avtalsförvaltningen har utbildats.
– Tidigare har vi inte utbildat inom organisationen för det som kanske är det allra viktigast – hur vi förvaltar våra avtal och jobbar med leverantörerna för att nå gemensamma mål.
– Gensvaret har varit fantastiskt där det pratas om Saga i hela verksamheten, säger Anette Eriksson.
Svoa använder sig av stöd från Upphandlingsmyndigheten för att klassificera sina avtal enligt Kraljics matris. Hållbarhetsbedömningen görs enligt tre nivåer.
– Det har gett oss miniminivåer för den uppföljning som ska ske för varje avtal. Exempelvis tät dialog och kontinuerliga möten och avstämningar med leverantören om det handlar om allra högsta nivån: ett avtal som både är verksamhetskritiskt och rödtaggat ur ett hållbarhetsperspektiv, säger Anette Eriksson.
Hon betonar behovet av rätt ambitionsnivå.
– Det tycker jag vi jobbar efter på ett bra sätt där vi hela tiden stärker vårt arbete. Det går inte att ha alla lösningar på plats direkt, med 650 avtal, om man tidigare jobbat ostrukturerat.
– Vi är medvetna om att vi ständigt behöver lära, utveckla och förbättra samt inte minst fylla på med resurser. Fokus i första skedet är på det som är verksamhetskritiskt och rödtaggat för att successivt förbättra uppföljningen av övriga avtal.
I en uppföljande artikel berättar Anette Eriksson om utmaningarna för en effektiv avtalsförvaltning och specifikt behovet av ”avtalsstrateger”
