Skatteverket tar ett fast grepp om sina resor

Birgitta Sjöstrand är Skatteverkets travel manager. Det innebär att hon arbetar som strategisk inköpare med ansvar för myndighetens mötes- och resefrågor.

När hon beskriver sitt arbete säger hon att det handlar om att ta helhetsansvar.

– Jag ska hantera min varugrupp på bästa sätt från start till mål och göra det med verksamhetens bästa för ögonen.
Hon understryker att upphandling självklart ingår i hennes uppgifter men att det bara är en del av hennes ansvar.

– Jag jobbar med vida vyer. Om jag skulle beskriva mitt arbete med några utvalda nyckelord är det strategi, helhetstänkande och uppföljning.

Birgitta Sjöstrand är Skatteverkets första travel manager. Hon anställdes 2002 med uppdrag att effektivisera varugruppen, skapa strukturer och dra upp riktlinjer för resor och möten. Sedan 2005 ligger tjänsten inom inköpsenheten. Det är där allt strategiskt inköpsarbete hanteras.

– Att jag jobbar med helheten innebär att jag tar ställning till på vilket sätt vi ska resa och när. Vid många tillfällen kan det vara läge för virtuella möten. Uppgiften är att se till att vi får ut mesta möjliga ur vår budget. Det kräver att jag ha koll på hela mötes- och reseprocessen. Det viktigt att jag vet hur verksamheten fungerar, förklarar hon.

För att få den kunskapen gör hon behovsinventeringar som kartlägger hur medarbetarna i organisationen reser och håller möten. Utifrån detta läger hon sedan upp ett förslag till strategi och utformar riktlinjer. En av de springande punkterna är sedan att tydligt informera organisationen om hur de beslutade riktlinjerna ser ut och varför.

– Givetvis ändras riktlinjerna efter hand. Miljöaspekten har kommit till och det har lett till riktlinjer som säger att medarbetarna i första hand ska ha virtuella möten i form av videokonferenser, webbmöten och vanlig telefon, säger Birgitta Sjöstrand.

Få leverantörer
I Skatteverkets strategi ingår att myndigheten inte ska ha för många leverantörer.

– Vi har upphandlat en resebyrå som känner oss och som alla i myndigheten vänder sig till när de bokar resor. Via resebyrån får jag också tillgång till samlad statistik i form av produktstatistik och miljöstatistik. Det ger en bra grund för uppföljning.

Birgitta Sjöstrand säger att samma princip även gäller för att boka externa möten. Att följa upp kostnaderna i samband med möten är ett viktigt inslag i hennes arbete och genom att använda en enda leverantör som kontaktyta och samarbetspartner blir det enklare att få kontroll på mötespengarna.

– Det är nödvändigt. Faktum är att resor och möten oftast utgör den tredje största rörliga kostnaden i en organisations verksamhet. Här betyder ett bra samarbete med en eller två partner jättemycket, menar hon.

Kontroll på kostnaderna
Birgitta Sjöstrand är nöjd med sin insats hittills på Skatteverket. Hon säger att hon har fått ledningens mandat att göra förändringar och att hennes förslag har fått genomslag.

– Jag har kunnat visa resultat och har kontroll på kostnaderna. Det hänger ihop med att jag fick goda förutsättningar från första början. När jag kom in i organisationen ville ledningen lyfta frågan och göra något åt den. Sedan har jag förstås haft god nytta av att jag har jobbat i resebranschen tidigare. Under den närmaste framtiden är en av de viktigare frågorna att förmå organisationen att börja jobba mer via internet.

– Vi kan definitivt bli bättre på nätbaserade självbokningar. Det är något jag kommer att jobba med framöver, säger Birgitta Sjöstrand.