I ett års tid har Mathias Sylwan, jurist på Sveriges kommuner och landsting (SKL) arbetat för att ta fram de nya mallarna för förfrågningsunderlag som nu är färdiga. Under arbetet har upphandlare, kostchefer och leverantörer fått möjlighet att lämna synpunkter. De nya mallarna har en friare kravspecifikation och är mindre fastlåsta.
– I dag är det en lång lista med upp till 1 500 artiklar med väldigt specificerade krav vilket skapar problem när man till exempel ska utvärdera anbudet. Det rör sig om väldigt stora sortiment och det är inte identiskt vad kommunerna efterfrågar och vad leverantörerna erbjuder, säger Mathias Sylwan.
Förra onsdagen hölls ett möte på SKL där leverantörer och kommunrepresentanter diskuterade mallarna. Och det hela såg mörkt ut.
– Jag lyckades inte övertyga dem om att de här mallarna är bra. Jag hade hoppats att de skulle vara något mer positiva och vilja pröva, men så var det inte.
Starkast kritik kommer från de stora grossisterna som vill veta väldigt precist vad upphandlarna vill ha för att i sin tur kunna få bra rabatter från sina underleverantörer.
– De menar att de får svårare att få ett bra pris från sina underleverantörer om kraven inte är precisa nog, säger Mathias Sylwan.
Stig Hermansson, upphandlingskonsult på Servera var med på mötet och anser att mallarna inte håller.
– Målsättningen är att kunderna ska få in anbud och slippa överprövning och både vi och Menigo är kritiska till att de här mallarna ska kunna åstadkomma det.
Han ritar själv på en lösning som utgår från befintliga upphandlingar som han ska presentera för Mathias Sylwan.
– Vi kan inte leva i en fantasivärld för den kommunala sidan. Man måste anpassa till branschens villkor. Kunderna kan eller förstår inte våra problem. Deras krav är så många och olika från olika håll att det blir totalt ogörligt, säger Stig Hermansson.
Även kommunerna är skeptiska till de nya mallarna.
– De är oroliga för att få fel kvalitet med en friare kravspecifikation. Men jag tror den farhågan är överdriven , säger Mathias Sylwan.
Men Stig Hermansson tror på dialog mellan kommunerna och leverantörerna.
– Vi måste båda förtydliga våra problem för varandra, egentligen är vi nog inte så långt ifrån varandra.
Mathias Sylwan definierar två problem som i dag står i motsatsförhållande till varandra.
– Kommunerna behöver en huvudleverantör, en bil som levererar allt till mindre enheter. Speciellt små enheter som förskolor har varken tid eller möjlighet att ta emot olika varuleveranser. Dessutom finns det en miljöaspekt på att ha för många bilar som kommer från olika håll.
Den andra aspekten är hur små eller nischade leverantörer som erbjuder ett mer begränsat utbud ska kunna få vara med. Mathias Sylwan anser att den utvärderingsmodell som SKL utformat kan lösa båda problemen.
– De nya mallarna kan leda till att båda stora grossisterna finns med på avtalet, en är huvudleverantör och den andra vara med på ett hörn. Men leverantörerna är kritiska till det eftersom de inte tycker att de kan räkna på affären.
Vissa små justeringar kommer att göras i de nya mallarna.
– Jag tror man kan anpassa mallarna så de bättre motsvarar vad både leverantörer och kommuner vill se. Kravspecifikationer kan göras tydligare utan att för den delen bli fastlåst. Kommunerna ska kunna beskriva tydligare, exempelvis ge ett exempel på en varukorg som visar på vad de vill se i anbuden, säger Mathias Sylwan
SKL kommer inte att göra något aktivt test av de nya mallarna.
– Vill någon kommun pröva är de välkomna att höra av sig, men jag tänker inte försöka pracka på någon det här eller ragga piloter. Vill branschen hitta en egen lösning ställer jag mig positiv till det.
