Det påstås ibland att upphandlingslagstiftningen utgör ett hinder för ett affärsmässigt inköpsarbete i offentlig sektor. Det är en olycklig missuppfattning. Det finns ingen motsättning mellan den goda affären och regelverket.
Den synen är inte bara min, den är också tydlig i regeringens nationella upphandlingsstrategi: ”Beslutsfattare måste bli medvetna om att en strategisk användning av upphandling är en förutsättning för att myndigheten eller enheten ska kunna nå sina verksamhetsmål och göra goda affärer och därigenom bidra till nytta för medborgarna och näringslivets utveckling.”
Men visst finns det problem – ett stort problem är att många upphandlingsorganisationer fokuserar mer på att göra saker rätt än att göra rätt saker. Det gör att de missar de möjligheter som finns i ett modernt inköp, och de missar även att leva upp till de mål som regeringen pekat ut.
För mig är principerna bakom kategoristyrt inköp avgörande för att hantera de mål, utmaningar och möjligheter som offentliga verksamheter ställs inför i en föränderlig omvärld. Detta är mer av synsätt än enbart ett antal systemverktyg, och det tar tid och energi att införa.
Det handlar om:
- strategiskt perspektiv
- leverantörsmarknadsperspektiv
- förändringsledning
- nytänkande
- slutanvändarfokus
- tvärfunktionellt arbete
- faktabaserade analyser.
Det finns relativt enkla åtgärder som snabbt skulle kunna innebära förbättringar:
- Genomför upphandlingarna på ett affärsmässigt sätt med stöd av upphandlingsreglerna och inte tvärtom.
- Se till att upphandlingsavdelningen arbetar proaktivt, i stället för reaktivt, på uppdrag av beställarorganisationen. Upphandlingsavdelningen bör ha en aktuell spendanalys (kartläggning av inköpsmönster) och avtalsinventering. Dessa ligger sedan till grund för prioriteringar som resulterar i en rullande upphandlingsplan kopplat till resurser.
- Sätt tydliga och konkreta mål och följ upp varje upphandlingsavdelning i form av förbättringar (funktionalitet, kvalitet och besparingar). Detta är något som sitter i ryggmärgen hos varje duktig inköpare/upphandlare. Att inte mäta inköparnas prestation är som att inte mäta hur långt en längdhoppare hoppar, men fortfarande be dem prestera.
- Arbeta mycket mer i tidiga dialoger med marknaden så att leverantörernas kunskaper och möjligheter i större utsträckning än i dag kommer till nytta. När leverantörernas möjligheter kombineras med verksamhetens verkliga behov skapas möjligheter till goda affärer. Den tidiga dialogen ökar också leverantörernas förståelse för affären, vilket minskar risken för överprövningar.
- Analysera varje överprövning. Gå noga igenom vad som hände och varför. Identifiera behov av att göra annorlunda till nästa gång och vidta de åtgärder som behövs.
- Ändra synen på överprövning.
o En viss andel överprövning är bra, det är ett tecken på att ni utmanar leverantörsmarknaden.
o Informera leverantörerna om er syn på överprövningar, det vill säga att relevanta överprövningar har ni inget problem med. Var tydlig med att när leverantörer sätter överprövningar i system eller när de överprövar på grund av formfel som inte är relevanta för affären så är det inte positivt varken för konkurrensen eller för skattebetalarna.
o Bra affärer med ett gediget analysarbete i grunden blir mindre ofta överprövade.
Flera av de saker jag tar upp finns tydligt uttryckt i den nationella upphandlingsstrategin.
Avslutningsvis skulle jag vilja skicka två råd till våra lagstiftare:
1. Leverantörer som systematiskt utnyttjar möjligheten till överprövning på ett felaktigt sätt ska kunna stängas ute från en upphandling.
2. När en överprövning behandlas så borde frågan ställas om det/de fel som gjorts i upphandlingen påverkar konkurrensen negativt och/eller är negativt för skattebetalarna. Om det inte är det så bör överprövningen avslås!
Per Finnhammar
partner
Effso