Säkerhetsskyddet har på kort tid seglat upp och blivit en högaktuell fråga för både verksamheter och leverantörer. Vi lever i en tid där omvärldsläget på många sätt blir alltmer instabilt. Ett exempel på detta är den systematiska underrättelseinhämtning som bedrivs i syfte att försvaga Sveriges förmågor och minska den svenska motståndskraften.
Säkerhetspolisen har under flera år lyft att svenska verksamheter brister i sin säkerhetsskyddsförmåga, vilket utgör en betydande sårbarhet för vårt samhälle. Trots det så ser vi inte någon större rörelse i hur säkerhetsskyddsfrågorna behandlas i de upphandlingsunderlag som går ut till leverantörer.
Det finns flera likheter mellan dagens hantering av säkerhetsskyddsfrågor och tidigare hantering av miljökrav i upphandlingar. Till en början förekom krav på miljöarbete endast i de förfrågningsunderlag som berörde miljöfarlig verksamhet.
Med tiden och med ökad miljömedvetenhet började krav på miljöarbete smyga sig in i de flesta upphandlingar, men då endast som en ruta att kryssa i för att ange att man hade en miljöpolicy, utan krav på redovisning eller uppföljning.
I dag har de flesta upphandlingar, oavsett bransch, ett tydligt miljöfokus med krav som utgår från ISO-standarden där leverantören antingen ska bifoga en miljöcertifiering eller en omfattade miljöledningsplan för verksamheten.
Säkerhetsskyddsavtal ska givetvis inte användas där de inte behövs, men det är ett viktigt och nödvändigt verktyg i de fall där en upphandling innebär att säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter lämnas ut till en extern part. Därför måste såväl beställare som upphandlare ha en god förståelse för de lägen då ett säkerhetsskyddsavtal behövs.
De behöver också ha förståelse för den faktiska innebörden av vad ett säkerhetsavtal och dess uppföljning kräver i form av tid, kunskap och resurser. Det är därför av största vikt att det finns en kunskapsöverföring och en bred förståelse inom verksamheten, så att säkerhetsskydd inte stannar vid en sakområdesfråga som ett fåtal har kunskap om.
Som upphandlare behöver man redan i underlaget kunna säkerställa att leverantören arbetar aktivt med frågan i dag, men också att det finns en väl genomarbetad plan för hur det fortsatta arbetet ska ske på ett säkert sätt i form av interna rutiner, resurser och dylikt.
I de fall där säkerhetsskydd finns med i ett förfrågningsunderlag ser vi att det ofta endast behandlas i ett kort avsnitt om att uppdraget kommer omfattas av säkerhetsskyddskrav samt att säkerhetsskyddsavtal kommer upprättas. Leverantören måste acceptera detta som en förutsättning för uppdraget genom att kryssa i en ja/nej-ruta.
Men det saknas krav på uppföljning eller beskrivning om vilka förutsättningar leverantören har att uppfylla kravet. Det riskerar att bidra till en falsk trygghet då man förvisso lyfter frågan i underlaget, men misslyckas med att säkerställa att leverantören har förutsättningar och kunskap att arbeta på det sätt som avtalats.
Att säkerställa ett likvärdigt och adekvat säkerhetsskydd genom hela processen kräver kunskap, planering, framförhållning och resurser – särskilt om det handlar om stora projekt eller entreprenader med lång leverantörskedja och komplexa arbeten. De ökade kraven på dokumentation och uppföljning gällande miljöarbete har bidragit till att leverantörer har behövt arbeta mer aktivt med frågan för att kunna vara med att konkurrera.
Det finns samma möjlighet att utveckla kraven vad gäller säkerhetsskyddsfrågor. Var därför inte rädda att kravställa och använda säkerhetsskyddserfarenhet som ett mervärde i kommande upphandlingar.
Säkerhetsskyddet är alldeles för viktigt för att behandlas som enbart en kryssruta. Att vi som samhälle måste bli ännu bättre på säkerhetsskydd är ett faktum, och då behöver vi hjälpas åt. Vi måste våga dela med oss av goda exempel men också kritiskt se över hur vi arbetar med säkerhetsskydd i dag och vilka förbättringsområden som finns. Det ska vara lätt att göra rätt för både upphandlare och leverantörer, särskilt när det handlar om vårt lands säkerhet.
Isa Alvbåge
Anbudsspecialist
Vera Stocks
Säkerhetsstrateg
Ramboll
