-Att vi har olika delprocesser beroende på storleken på direktupphandlingarna gör det väsentligt effektivare att genomföra mindre direktupphandlingar. Samtidigt tummar vi inte på kvalitén i varken dokumentation eller konkurrensutsättning på upphandlingar över 50 000 kronor. Tvärtom så uppmuntrar vi till att annonsera och förhandla i större direktupphandlingar, summerar Anders Haraldsson, processledare för gemensam inköpsprocess inom Göteborgs stads på förvaltningen för inköp och upphandling.
Våren 2020 inleddes arbetet med den nya direktupphandlingsprocessen inom en referensgrupp med 20 bolag och förvaltningar.
Den nya processen blir ett stöddokument till Göteborgs stads riktlinje för inköp och upphandling och ersätter en decentraliserad modell där varje förvaltning och bolag använt sig av egna processer för direktupphandling.
-De kommer nu att succesivt införa den nya processen när de är redo för det med start från i onsdags, säger Anders Haraldsson.
Den nya processen bygger på att i ett första skede kontrollera om en direktupphandling är tillåten och om det finns möjlighet till köp via befintligt avtal.
Steg två styrs av värdet på direktupphandlingen med tre tillvägagångssätt:
- Direktköp (högst 10 000 kronor) med val av lämplig leverantör och leverantörskontroll.
- Direktupphandling genom prisjämförelse (10 000-50 000 kronor) där minst tre leverantörer jämförs avseende pris och villkor.
- Direktupphandling genom offertförfrågan (över 50 000 kroonor) med skriftlig förfrågan till minst tre leverantörer, alternativt annonsering.
Utbildningsstöd i form av webbutbildning har tagits fram för att minska verksamheternas administrativa arbete.
Med den nya modellen vill Göteborgs stad nå en högre grad av konkurrensutsättning vid direktupphandlingar, få bättre koll och styrning över upphandlingarna och öka avtalstroheten för ramavtal.
-Vi gjorde inledningsvis en benchmark med bland annat Simrishamn, Stockholm, Malmö, Trafikverket och några andra aktörer, men merparten av idéerna har uppkommit i dialog med stadens verksamheter som har varit inbjudna och delaktiga i arbetet med att ta fram den nya processen i en serie med workshops, säger Anders Haraldsson.
Vilket utrymme ser ni för förhandlingar i processen med direktupphandling genom offertförfrågan?
-Det finns inga regler om förhandling för direktupphandling, så vi rekommenderar att när det är lämpligt bör förhandling ske med leverantörerna i syfte att få bättre offerter. Vi kan därför komma att förhandla om alla delar i offerten, till exempel ett bättre pris eller en snabbare leveranstid.
-Man får däremot inte ändra villkoren i offertförfrågan, alltså vilka krav som måste uppfyllas eller hur vi kommer att bedöma offerterna.
Förhandling kan ske med alla leverantörer, alternativt den eller de som lämnat ekonomiskt mest fördelaktiga offerter, säger Anders Haraldsson.
Skattebetalare
Så Göteborgs vill tillämpa ett skriftligt förfarande med annonsering om upphandlingen överstiger 50tkr? Man ställer alltså hårdare krav internt än vad LOU gör. Man har en dokumentationsplikt redan från 50 tkr – även det hårdare styrt än vad LOU kräver.
Varför lägga så mycket administration på småupphandlingarna? Har man för mycket resurser som måste sysselsättas? Gillar man inte förenklingsutredningen?
Anders Haraldsson
Nej, det stämmer inte. Skriftligt förfrågan alternativt annonsering är det som gäller, det står det också i texten.