Struktur och systematik i Huddinge

Tempot i arbetet höjdes för två år sedan när Åsa Magnusson anställdes som upphandlingssektionens första avtalscontroller på heltid.

Framgångar i arbetssättet gjorde att Huddinge kommun, som är näst störst i Stockholms län med 114 000 invånare, inrättade en andra tjänst nyligen. Agnes Elmquist har rekryterats för att främst jobba mot välfärdsbrottslighet.

Huddingemodellen bygger på att upphandlaren är ansvarig för avtalsuppföljningen. Avtalscontrollern samarbetar med upphandlaren för genomförandet.

– När jag började titta på hur uppföljningen genomfördes så såg jag saker att förbättra med mer av struktur och att kunna öka antalet uppföljningar, berättar Åsa Magnusson.

– Så nu har vi en metodik med arbetsmöten där avtalscontroller och upphandlare sitter ner en gång i månaden och går igenom avtal för avtal. Det gör att vi hinner med rätt mycket under ett år och att ha inbokade arbetsmöten, två timmar i månaden per upphandlare, gör också att avtalsuppföljning hela tiden prioriteras.

2024 landade uppföljningen i ungefär 300 avtal – en fjärdedel av de avtal som upphandlingssektionen ansvarar för. Utöver det har Huddinge kommuns socialförvaltning ett eget uppföljningsteam för granskning av vård- och omsorgsavtal.

– Sedan finns ju även reaktiv avtalsuppföljning som uppstår när verksamheterna upptäcker fel som i första hand hanteras direkt med leverantören, säger Åsa Magnusson.

Den proaktiva uppföljningen lägger störst krut på leverantörs- och fakturagranskning efter första avtalsåret.

– Ofta är ett avtal på fyra år och då vill försäkra oss tidigt under perioden att vi får det vi betalar för genom att göra en förhållandevis djup uppföljning – inte minst som underlag för beslut om en eventuell avtalsförlängning efter år två. Inriktningen är att följa upp varje avtal årligen, säger Åsa Magnusson.

Vad fokuserar ni på?

– Leverantörskontrollen är på ekonomi och finansiell ställning. Vi söker efter domar och hur det ser ut med underleverantörer, moderbolag och styrelse. Sedan när det gäller fakturakontrollen går vi igenom om man debiterat korrekt. Vi tittar på spend och om det är rimliga volymer på avtalet. I kvalitetsgranskningsdelen är det helt beroende på vad för sorts avtal det handlar om. Men det kan vara beställarnöjdhet eller att begära in extra dokumentation för att se om vi fått det som beställts, exempelvis gällande bemanning eller personalens kompetens.

6,6 miljoner kronor återvände till kommunkassan förra året i form av återbetalningar och viten som ett resultat av uppföljningen.

– Just fenomenet att resurser i form av avtalscontrollers betalar sig själva, flera gånger om dessutom, gäller ju inte bara Huddinge utan det kan man se på många ställen. Men man blir ju ändå nöjd över ett så bra utfall, säger Roger Himmelsköld.

– När vi nu har en ännu en resurs kommer vi att växla upp arbetet ytterligare och någon gång inom en snar framtid, kanske under 2026, kunna säga att vi följt upp alla avtal.

Huddinges upphandlingschef ser dock även utmaningar när möjligheten till en effektiv uppföljning kommer på tal. Det finns flera exempel på ökade svårigheter som upphandlande myndigheter möter.

– Egentligen började utvecklingen för flera år sedan när man inte längre kunde samköra uppgifter från Skatteverket och Kronofogdemyndigheten. Det var första slaget – sedan har det fortsatt att gå åt fel håll.

– Vi får inte ut personuppgifter på samma sätt som tidigare och kan inte effektivt söka efter domar i databaser. Vi behöver stöd. Jag såg att civilministern gick ut och sa: ja, det kommer, men ni kan inte sitta och vänta, gör det ni kan med de verktyg som finns. Och ja, det gör vi – men det måste snabbas upp därför att det vi har idag räcker inte till, säger Roger Himmelsköld.

Huddinges sätt att arbeta har inspirerat andra kommuner, bland annat genom presentationer på SOI:s digitala nätverksträffar.

– Ett medskick till andra är att börja med att hitta en struktur som fungerar för uppföljning och att avsätta tid för kontrollerna, säger Åsa Magnusson.

Roger Himmelsköld:

– Det är inte säkert att vårt sätt att jobba passar alla och att man bör kopiera allt. Men många delar är ganska enkla: att frigöra tid för upphandlarna och hitta strukturer för ett jobb där avtalscontroller stöttar. I grunden handlar det om att få saker gjorda och där man kan sätta höga mål som i vårt att fall sikta mot att följa upp samtliga avtal.