Svårt hitta rätt upphandlingsföremål för dynamiskt inköpssystem

Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet påbörjade i vintras ett pilotprojekt för att starta upp ett dynamiskt inköpssystem och under våren genomfördes en förstudie avseende upphandling av dryckesautomater i ett dynamiskt inköpssystem, DIS.

Efter genomförd förstudie, där Statens inköpscentral bland annat har arbetat med en referensgrupp bestående av avropande myndigheter, konstateras nu att dryckesautomater inte är det bäst lämpade upphandlingsföremålet för ett DIS.

– Eftersom vi inte kommer att genomföra avropen åt myndigheterna i DIS-systemet så som en del andra inköpscentraler valt att göra så vill vi att avropsproceduren ska upplevas som så smidig som möjligt. När vi i förstudien började titta närmare på hur dryckesautomater avropades så fann vi att det skulle bli alltför snårigt för beställarna, säger Therese Klaar, chef för enheten för upphandling av varor och tjänster på Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet till Upphandling24.

En anledning till denna slutsats är att avropande myndigheters beställningsmönster inte passar det upplägg ett DIS har.

– Dryckesautomater har ju ofta också en annan typ av tilläggstjänster, med påfyllning av råvaror samt både planerad och oplanerad service. Entrémattor är enklare på det viset, där finns en fast plan för när de hämtas och lämnas. De är också mer standardiserade än vad dryckesautomater är nuförtiden, säger Therese Klaar.

I sommar påbörjas därför istället en förstudie gällande entrémattor i ett dynamiskt inköpssystem.

– Vi ser det också som en risk att myndigheter belägna utanför storstadsregionerna skulle få sämre eller inga anbud i det dynamiska inköpssystemet. Med entrémattor ser det annorlunda ut. För en stor myndighet med många automater finns det en fördel att ha en och samma leverantör vilket innebär att de skulle behöva avropa ett leveransavtal. Det i sig är inga problem i systemet men vi ser det som svårt för en myndighet att kunna specificera volymer i ett sådant avrop. Risken är att priserna skulle bli högre till följd av ökad osäkerhet för leverantörerna. Det skulle motverka ett av syftena med DIS, säger Therese Klaar.

Upphandlingen av dryckesautomater fortsätter istället som en sedvanlig ramavtalsupphandling. Hon berättar att ramavtalet för dryckesautomater är rangordnat och fungerar väldigt bra.

–Det skulle vara svårt att nå samma enkelhet för de beställande myndigheterna med ett DIS och vi ser att fördelarna på det här avtalsområdet inte uppväger det.

Statens inköpscentral kommer att ta kontakt med branschen samt avropande myndigheter för dialog kring entrémattor. Det här är ett område där Statens inköpscentral idag inte erbjuder något ramavtal. Det har dock noterats att det finns ett behov på området vilket vidare innebär att de kan öka vår service till avropande myndigheter.

Vad är största utmaningen med dynamiskt inköpssystem?

– En av de största utmaningarna med ett dynamiskt inköpssystem är att få systemstödet att stödja processen fullt ut utan att det blir för krångligt för avropande myndigheter. En annan utmaning är hur konkret upphandlingsföremålet ska specificeras i steg ett och vad som ska lämnas öppet åt den avropande myndigheten i steg två.

Inom vad behöver kunskapsnivån höjas hos de upphandlande myndigheterna i steg två för att DIS ska fungera?

– Det som behövs är kunskap om hur systemet fungerar. Hur man rent praktiskt går in och gör sitt avrop. Därför kommer vi att anordna seminarier innan avtalsstart, så att de som ska avropa kan känna sig trygga i hur de ska gå tillväga, säger Therese Klaar.

Fakta DIS

DIS är en helt elektronisk process i två huvudsteg.

I det första steget inrättas systemet och leverantörer börjar ansöka om att delta, detta kan sedan ske löpande. Alla leverantörer som uppfyller kvalificeringskraven ska godkännas, vilket innebär att antalet inte kan begränsas.
I det andra steget sker tilldelning av kontrakt och inför detta ska alla leverantörer som godkänts som deltagare i systemet bjudas in att lämna anbud på de specifika kontrakten. Steg två kan jämföras med avrop genom förnyad konkurrensutsättning där tilldelningskriterierna även får preciseras av avropande myndigheter.

Källa: Statens Inköpscentral