I urminnes tider levde människan i takt med ljuset. Dag och natt avlöste varandra utan att någon behövde mäta, räkna eller planera i detalj. Solen var klockan, och livet anpassades därefter. Så småningom kom kalendrarna, de första i Babylonien för flera tusen år sedan, och långt senare våra moderna system – förfinade, justerade och till slut standardiserade. Klockan blev exakt, minutiös, nästan obarmhärtig.
Vi vet i dag att ett dygn har 24 timmar, att veckan har sju dagar och att året rullar på i sin bestämda rytm. Naturen ifrågasätter inte detta. Växter stressar inte över korta deadlines, djur upprättar inga projektplaner – ändå fungerar deras system. De anpassar sig, växer och överlever.
Men vi människor har på något sätt tappat denna grundläggande förståelse. I stället för att arbeta med tiden försöker vi ständigt arbeta emot den. Resultatet? Stress, sämre kvalitet, bristande resultat och en mental belastning som sipprar ner från individnivå till hela samhällsstrukturen.
Tid och LOU
Ingenstans blir denna konflikt tydligare än inom offentlig upphandling. Organisationer som verkar under LOU vet att lagen i sig inte bryr sig om tidspress eller praktiska resultat. LOU är en procedurlag – den reglerar hur, inte när eller hur väl något ska göras.
Visst finns det tidsramar, men de är ofta minimikrav. Resten lämnas till organisationernas egen planering, deras styrmodeller och beslutsprocesser. Och det är här det börjar knaka.
God projektplanering är ingen hemlighet. Den bygger på rimliga förutsättningar: tillräcklig tid, rätt kompetens och – inte minst – reserver. Just reserverna är kanske det mest underskattade. Tid för det oväntade. För överprövningar, sjukdomar, personalomsättning eller uteblivna anbud.
Ändå lyser dessa marginaler ofta med sin frånvaro.
När verkligheten sedan gör sig påmind uppstår paniken. Organisationen står handfallen, och snart pekas den givna syndabocken ut: LOU. Men domstolar har gång på gång varit tydliga – brist på tid är inget giltigt argument. Ansvar för planering ligger hos organisationen själv.
Trots detta upprepas samma mönster: Det är bråttom. Upphandlingen borde ha varit klar igår. Avtalet måste vara på plats innan sommaren. Kontraktet löper ut vid årsskiftet.
Och där står vi igen – i konflikt med något så ofrånkomligt som tiden.
Slutsats
Kanske är det dags att vända perspektivet. Tiden är inte problemet. Den är konstant, förutsägbar och rättvis. Det är vår hantering av den som brister.
Att starta en upphandling utan tillräcklig tidsmarginal är inte modigt – det är oansvarigt. Att hoppas att allt ska gå vägen är inte strategi – det är önsketänkande. Och att i efterhand skylla på LOU är inget annat än ett sätt att undvika ansvar.
Vill man lyckas måste man börja i rätt ände: skapa tid. Och först därefter fatta beslut.
För i slutändan är det inte LOU som är fienden. Det är vår egen oförmåga att respektera tiden.
Tips
Ta hänsyn till politikens beslutsprocesser och mötestider i kommuner och regioner. Vid viktiga upphandlingar kan extra politiska möten behövas. Räkna med oförutsedda händelser och att förarbete tar mer tid än planerat – ofta två tredjedelar av upphandlingens totala tid.
TEXT: Kamrul Islam, Upphandlingsledarskap Setara AB
Debattinläggets författare har tidigare arbetat som upphandlingschef på Sveriges Radio och Vaxholms stad. Numera är han pensionerad företagare och konsult samt lärare vid Frans Schartaus Handelsinstitut.
Daniel E
Alldeles för många projekt startas utan att beslutsfattare visar en vilja att förstå vilka förutsättningar som krävs för att kunna genomföra en upphandling hela vägen till avtal och i slutändan en leverans av något slag.
Tidspress från början – ändra inriktning under arbetets gång – krångliga omvägar till upphandling = recept för missbruk av offentliga medel
Magnus Jansson
I mina tidigare yrkesroller har det mottagits väl när jag har varit tydlig med vad jag behöver för att kunna utföra de arbetsuppgifter som jag har blivit tilldelad, det för att kunna leverera så bra som möjligt. Det har t.ex. handlat om inköp av vissa verktyg, höj-och sänkbart skrivbord eller hållbara tidsramar. Det här har skett på arbetsplatser där andra medarbetare ofta har accepterat att utföra vissa moment utifrån stor tidsbrist, vilket inte allt för sällan har resulterat i både bristande kvalitet och en ohållbar arbetssituation. Jag ska snart ut på min LIA2-praktik och därefter väntar ett nytt spännande kapitel i mitt liv, offentlig upphandling. Jag tror inte att jag kan komma med någon revolutionerande lösning på problemet med tidsbrist, men förhoppningsvis kan jag applicera lite av mina tidigare erfarenheter på min kommande arbetsplats.