I dag är det en alltför vanlig situation att företag ägnar oproportionerligt mycket kraft och tid till att själva köpa och hantera konsulter till sin verksamhet. Detta bidrar till mycket administrativt arbete i form av kontraktshantering, förlängningar, introduktionsprocesser och inte minst att säkra upp tillgången till stabila tjänsteleverantörer.
Många organisationer utnyttjar i dag fördelarna med att ta in kompetens under andra former än traditionell anställning. Det handlar bland annat om att dra nytta av spetskompetens, hantera variationer i arbetsflödet och inte minst att beakta osäkerheter i konjunkturläge och marknadsförutsättningar.
Nedan är fyra situationer där en verksamhet kan vinna på att systematisera konsultinköpet:
1. Verksamheten anlitar en stor mängd konsulter
Att anlita konsulter är något annat än att anställa och kräver sina egna rutiner. Medan fast anställda medarbetare ofta kan anställas på samma premisser, där alla ungefär liknar varandra, så gäller inte detta alltid för konsulter. Rutiner och processer måste därför ta höjd för en större variation.
Detta gör att många av de system som används för fast anställda inte fungerar effektivt. Särskilt inte om man även vill kunna analysera och optimera sina konsultinköpsprocesser och få kontroll på konsulter, timpriser, kostnader, roller, leverantörer och avropsavtal.
2. Bemanningen behöver bli mer kostnadseffektiv
De verksamheter som har större volymer av konsulter tillbringar mycket av sin tid och sina resurser på att hålla reda på kontrakt, roller, timpriser, timmar, leverantörer och betalningar. Att systematisera det här för alla konsulter och skapa gemensamma avtalsvillkor, transparens om konsultkostnader, arbetade timmar och annan relevant data gör att det går att optimera och effektivisera processerna och hålla kostnaderna nere.
3. Det saknas en leverantörsstrategi
I de fall det inte finns ett team som jobbar aktivt med konsult- och leverantörsstrategier kan viktiga saker falla mellan stolarna. Detta kan orsaka utmaningar med att attrahera rätt kompetens, inte minst med dagens marknadsläge. Chefer och ansvariga för inköp behöver ha system och lösningar som samlar relevant information och möjliggör insyn kring konsulter, kostnadsnivåer och icke marknadsanpassade avtalsvillkor och gör denna information lätt åtkomliga för dem.
4. Företaget är verksamt på flera olika marknader
För större organisationer är det tillräckligt utmanande att anpassa sig efter sin ordinarie arbetsstyrka, och med konsulter som är verksamma på olika marknader eller länder kan det bli ännu mer komplicerat. Utmaningen handlar bland annat om att säkerställa att såväl organisationen som konsulterna uppfyller aktuella regelverk inom respektive bransch och geografiskt område.
Det är alltså inte svårt att se konkreta fördelar med att systematisera arbetet med konsultinköp. I en tid där arbetsformerna har kommit att variera samtidigt som världen förändras snabbt är det nödvändigt att vara flexibel och snabbfotad. Ett VMS- system, stöttat av AI, tillsammans med en oberoende och leverantörsneutral MSP (konsultmäklarlösning), är något som kan ge en mycket effektivare process och bättre överblick och kontroll över sina konsultinköp och konsulter. Detta kan lägga grunden till en effektivare konsultinköpsprocess och på samma gång ge ökad kontroll och långsiktiga kostnadsbesparingar.
Jesper Molin
vd för nordiska delen av Magnit Global.
Företaget har systemlösningar för upphandlingsavdelningar.
