– Nu känns det som att vi skördar frukterna av ett utvecklingsarbete som pågått i flera år. Många bitar har fallit på plats – en del återstår att jobba med, säger Carolina Dorup, som är inköp- och upphandlingsstrateg i Ängelholms kommun (45 000 invånare, nordvästra delen av Skåne län).
I team med inköp- och upphandlingschefen Anna Nordström har hon drivit på arbetet sedan båda anställdes för sex år sedan.
– Det har varit en styrka att vi jobbat så bra tillsammans och att vi vetat vad vill uppnå. Sedan har det varit en fördel att vi kunnat komplettera varandra och att Carolina kommit in som första inköpsstrategen i kommunen med en stor förståelse för hur man jobbar privat. Hon är också ekonom i grunden och kan bidra med det perspektivet inom kommunorganisationen, säger Anna Nordström.
Just att stanna upp och se framstegen genom åren ger insikt.
– Gradvis under åren har vi tagit kliv från att ha varit lite av en upphandlingsfabrik till att jobba med inköp mer heltäckande och med ett affärsperspektiv. Tittar man tillbaka så ser man tydligt att en hel del har åstadkommits, säger Anna Nordström.
En extern genomlysning av kommunens inköp genomfördes för några år sedan som en viktig grund för olika åtgärder
Carolina Dorup:
– Det fanns en otydlighet kring ansvar och mandat som vi behövde rätta till och det har vi också arbetat med. Tidigare i år togs beslut om en ny inköp- och upphandlingspolicy med en inriktning att upphandlingsenheten har en viktig strategisk roll.
Hon ger fler exempel på ”förändringsresan”:
– Vi har implementerat spendverktyg, inrättat ett inköpsråd för dialog internt om inköp och har gjort en satsning på e-handel. Vi har också större resurser för att jobba med avtalsuppföljning.
Upphandlingsenheten har gått från att ha sex upphandlare till att bygga upp en betydligt bredare kompetens. I ökningen till totalt 16 tjänster ingår en flytt av e-handeln från ekonomienheten.
Första avtalscontrollern anställdes för ett och ett halvt år sedan och en andra tjänst har sedan inrättats.
– De ökade resurserna gör också att vi kan samarbeta mer med övriga huvuduppdrag i kommunen där olika kompetenser från oss, exempelvis Carolina som strateg eller våra avtalscontrollers, för att diskutera frågor i olika forum, säger Anna Nordström.
Huvuduppdrag är benämningen i Ängelholms kommun – som utropat sig som Sveriges första agila kommun – på det som liknar förvaltningar i en traditionell kommunorganisation.
Upphandlingsenheten har i organisationen fått en tydlig strategisk funktion och ska ge stöd för att nå kommunens ekonomiska, organisatoriska och samhälleliga mål.
Carolina Dorup ser en stor kulturförändring genom att det talas om inköp inom kommunen på ett annat sätt än tidigare. Upphandlingsenheten bidrar i sammanhanget med ett ökat rapportflöde med månadsvisa sammanställning över utvecklingen och nya avtal som är aktuella.
– Plus att vi gör en större årsrapport som fångar utvecklingen av vår spend och som kan ge överblick för en längre period, säger Carolina Dorup.
Nästa steg är det hon kallar en Ängelholmsmodell av kategoristyrning. Tanken var att komma igång i år, men mer troligt är 2026.
– Vi har insett att det kan vara klokare att låta det mogna in än att skynda på processen. Nästa steg blir att titta på inköpsmognaden inom olika verksamheter för att se vilken del av organisationen som kan vara mest mottaglig för att introducera kategoristyrning, säger Anna Nordström.
I en uppföljande artikel ger Anna och Carolina en beskrivning av hur intresset för inköp ökat bland lokalpolitiker och inom de olika kommunala verksamheterna.
Som medarbetare i kommunen är det svårt att känna igen sig i den bild som målas upp i artikeln. Ett långvarigt bristande ledarskap har lett till att upphandlibgsenheten har en anmärkningsvärt hög personalomsättning, otydlig ansvarsfördelning, låg tillgänglighet från både chef och kollegor samt en kultur där medarbetarnas perspektiv sällan fångas upp.
Det är särskilt anmärkningsvärt att både chefen och strategen – som i artikeln lyfts fram som drivande krafter – nästan aldrig är fysiskt närvarande i stadshuset. Det har länge varit en källa till frustration bland oss som varje dag kämpar med att få allt att fungera i praktiken. När beslut fattas på distans, utan närhet till vardagen eller förståelse för verksamhetens realiteter, riskerar det att skapa ytterligare avstånd i organisationen.
Det är ingen slump att enheten regelbundet tvingas ta in konsulter – inte som ett strategiskt val, utan för att det helt enkelt är svårt att få människor att vilja arbeta kvar. Det är ett tydligt symptom på en arbetsmiljö som behöver förändras i grunden, inte sminkas över i media.
Att ersätta långsiktiga medarbetare med tillfälliga konsulter innebär inte bara en kraftig fördyring för skattebetalarna, utan också att kontinuitet, verksamhetskännedom och kvalitet i upphandlingarna försämras. Det är svårt att bygga robusta arbetssätt och effektiv samverkan när nyckelpersoner ständigt byts ut.
Det är allmänt känt inom kommunen att upphandlingsenheten är felbemannad, att stressnivån är hög och att arbetet sker i stuprör – något som både påverkar upphandlingskvaliteten och arbetsmiljön negativt.
Att tala om “resultat” utan att visa ödmjukhet inför den problematik som så många känner till väcker frågor om hur insiktsfullt ledarskapet faktiskt är – och hur villigt man är att förändras på riktigt.
Förändringsresor kräver mer än snygga ord i en artikel. De kräver närvaro, lyhördhet och verkligt ansvarstagande.