Tvinga cheferna att sköta prioriteringarna

Alla anställdas jobb är att tvinga sina chefer att förstå vilken arbetsbörda som är realistisk när dessa lägger ut olika uppgifter på sina medarbetare. Det säger Paul Glen som är medförfattare till boken "The Geek Leaders Handbook and a principal of Leading Geeks".  

–Många it-anställda har dussintals projekt på gång samtidigt. De springer runt mellan olika projekt och har bara tillräckligt med tid för att hålla sig uppdaterade om vad som gäller, säger han, till IDG News

Att klara alla arbetsuppgifterna blir som att slåss med en hydra: Ju mer arbete man utför, desto fler arbetsuppgifter får man.

– Då krävs det en mental och känslomässig energi för att stanna upp och att påminna sig vad man håller på med, säger Paul Glen.

Vanligaste misstaget är att anklaga chefen för att denne ger en för mycket att göra. Ett bättre sätt är att vända på frågan: med utgångspunkt från att tiden och resurserna är begränsade, vilka arbetsuppgifter förväntar sig chefen att den anställde ska prioritera högst?

– Chefens jobb är få så mycket som möjligt gjort med begränsade resurser. Många chefer tolkar det som att de måste avlasta sina egna chefer från arbete. De vill gärna dela ut så många arbetsuppgifter som möjligt för att få så mycket som möjligt gjort, säger Paul Glen.

Genom att tvinga chefen att prioritera tar den anställde sitt ansvar för att upprätthålla sin produktivitet och att se över sina arbetsuppgifter så att de är realistiska, utifrån tillgänglig tid och de omständigheter som råder.

– Det kan aldrig vara en anställds uppgift att göra allt som chefen lägger på en medarbetare, säger Paul Glen.  

Det handlar inte om att arbetsvägra eller att bli en nejsägare. Lista bara alla arbetsuppgifter som utförs idag, inklusive hur lång tid varje arbetsuppgift tar.

– Be därefter chefen rangordna arbetsuppgifterna i prioritetsordning. Då får den anställde en metod att se till att de viktigaste målen infrias först.

En annan väg är att klargöra effekterna av överbelastning. Berätta hur många av arbetsuppgifterna som går att hantera åt gången.

– Om chefen säger att du måste göra alltihop, klargör då hur överbelastningen påverkar produktiviteten och hur lång tid det tar att genomföra alla arbetsuppgifter på en gång, istället för i tur och ordning.

På det sättet kan man undvika stress och överbelastning, utan att arbetsvägra. Avkräv chefen på information som denne är skyldig att ge: hur den anställde ska sköta sitt jobb på effektivast möjliga sätt, för organisationens bästa.

– Det är aldrig ett tecken på svaghet att berätta om begränsningar. Istället är det ett tecken på självrespekt och professionalism. Så: skyll inte på chefen, utan låt denne sköta prioriteringarna när arbetsbördan blir för hög, säger Paul Glen.