“Upphandlare missar inlåsningseffekter”

Björn Lundell är forskare och biträdande professor vid Högskolan i Skövde där han under flera år har bedrivit forskningsprojekt kring frågor om inlåsningeffekter vid upphandling och införande av IT-system. Det är också ett ämne han kommer att ta upp under den konferens om upphandling av IT som Upphandling24 arrangerar i Stockholm den 19 september.

Hur skulle du förklara begreppet inlåsningseffekt?
Det går dels att tala om inlåsningseffekter utifrån tekniska aspekter. Det kan exempelvis handla om att en myndighet inför ett IT-system som det sedan kan bli svårt att lämna den dag man vill växla över till nytt system. Men inlåsningseffekter har även andra aspekter än de rent tekniska. Det går också att tala om en kompetensinlåsning som innebär att man fortsätter att använda en systemlösning därför att organisationens kompetens har styrts mot vissa produkter. Vanans makt är stor.

Hur har ni studerat detta?
Vi bygger bland annat våra resultat på uppgifter från det offentliga Sverige där vi har gjort nedslag och studerat hur upphandling och införandeprocesser av IT-system ser ut. Vi har framförallt studerat svenska kommuner men också tittat på skolans värld.

Vad har ni kommit fram till?
Vi har exempelvis sett att man i upphandling väldigt sällan beaktar hela kostnaden för ett systems livscykel. Oftast tittar man bara på investeringskostnaden. En komplikation vid köp av system är att den data som systemet genererar ska förvaltas av myndigheten under flera år och här finns en risk att systemet sparar data i ett format som inte kan förvaltas utan att myndigheten hamnar i beroenden. Ett sätt att hantera detta är att redan inledningsvis ta hänsyn till systemets exit-kostnader, det vill säga vad det kostar att lämna systemet.

Hur ska jag gå tillväga för att hantera riskerna med inlåsning?
Du bör redan från början försäkra dig om att det finns vägar att lämna systemet. Det går att säkerställa. Ett sätt att minimera risken är att använda sig av öppna standarder. Men det sker inte i särskilt stor utsträckning idag. Här är det viktigt att inte lägga hela skulden på den enskilde upphandlaren som ofta verkar under press. Många vet säkert vad de borde göra men är pressade att i första hand ta hänsyn till det korta perspektivet istället för att titta på kostnaden för hela livscykeln.

Era forskningsresultat har bland annat plockats upp av brittiska regeringen, eller hur?
Ja, den brittiska regeringen har tagit fram en policy kring användandet av öppna standarder inom brittiska myndigheter. Deras riktlinjer är delvis baserade på våra resultat.

Här kan du läsa mer om konferensen Upphandla IT den 19 september.