Den dåvarande regeringen gav hösten 2014 Statens servicecenter och Riksarkivet i uppdrag att undersöka förutsättningarna för en förvaltningsgemensam e-arkivtjänst. De båda myndigheterna rekommenderade våren 2015 att projektet skulle fortsätta med kravställning och upphandling – under förutsättning att regeringen bidrar med finansiering. En etablerad e-arkivtjänst anses innebära en minskad investeringskostnad och på sikt en stor besparing för staten som helhet. Besparingarna bedöms bli större ju fler myndigheter som ansluts.
Sju pilotmyndigheter utsågs av regeringen att delta i projektet: Bolagsverket, Energimyndigheten, Fortifikationsverket, Post- och telestyrelsen, Statens fastighetsverk samt länsstyrelserna i Stockholms och Västernorrlands län. Pilotmyndigheterna skrev också på en avsiktsförklaring om att ansluta sig till tjänsten.
Nu väntar Statens servicecenter bara på ett klartecken att påbörja upphandlingen. I december överlämnade Statens servicecenter rapporten ”En förvaltningsgemensam tjänst för e-arkiv – delrapport december 2016” (pdf) till regeringen.
– Vi är redo att börja upphandlingen av det förvaltningsgemensamma e-arkivet när regeringen ger klartecken. Tjänsten ger samhället stora vinster. Den förbättrar bevarandet av offentlig information, och gör informationen enklare tillgänglig för såväl myndigheter som för medborgare, företag och organisationer, säger Thomas Pålsson, generaldirektör, Statens servicecenter.
Enlig den enkät som Statens servicecenter genomförde i oktober 2016 finns det ett stort intresse bland Sveriges myndigheter att ansluta sig till e-arkivtjänsten. Av de 147 myndigheter som svarade på enkäten överväger 122 att ansluta sig. Till dessa kommer sju pilotmyndigheter som blir de första att ansluta sig till tjänsten.
Målet med att inrätta e-arkivtjänsten är att skapa förutsättningar för ett ökat och effektivare digitalt bevarande och tillgängliggörande av offentlig information inom statsförvaltningen. Den digitala informationen ska kunna finnas kvar för all framtid. Informationen måste därför kunna läsas, förstås, användas och återutnyttjas även på mycket lång sikt.
Ett förvaltningsgemensamt e-arkiv leder till minskade kostnader för e-arkivering inom staten som helhet. För att kunna genomföra upphandlingen av e-arkivtjänsten bedömer Statens servicecenter att det är nödvändigt att regeringen dels bidrar med finansiering, dels förordningsreglerar anslutningen av myndigheter till tjänsten.
Om regeringen ger klartecken kan upphandlingen påbörjas under andra kvartalet 2017.
