I Lycksele kommun, där Tobias Linder har varit ensam upphandlare sedan 2019, arbetar man nära verksamheterna och har stor frihet. I våras fick han förstärkning av en kollega.
– Det känns väldigt positivt att en ny kollega nu är på plats. Vi får möjlighet att testa idéer och arbetssätt, och sedan se dem omsättas i praktiken.
Tobias är också med i ett av nätverken som Upphandling24 driver. Vid ett sådant tillfälle berättade han om Lycksele-modellen som bygger på att sänka trösklarna för mindre och lokala producenter och leverantörer som har bra produkter, men ofta saknar förutsättningar att lämna anbud i stora och komplexa upphandlingar.
– Inom kategorin livsmedel valde vi att inte enbart luta oss mot en traditionell huvudgrossistlösning. I stället har vi byggt upp tre olika upplägg som kompletterar och harmoniserar med varandra. En huvudgrossist för den breda livsmedelsförsörjningen, ett dynamiskt inköpssystem (DIS) för utvalda livsmedelskategorier samt ett särskilt upplägg som vi kallar ”ko på rot”.
– ”Ko på rot” innebär att kommunen köper kalvar som sedan lever hos lokala bönder fram till slakt. Genom ett skötselavtal ersätter vi bonden med en kostnad per dag för skötsel och logi. På så sätt kan vi skapa en modell där kommunen får tillgång till lokal råvara, samtidigt som lokala lantbrukare får en tydlig roll i livsmedelskedjan.
DIS har kommit att bli ett verktyg för att skapa större konkurrens, bidra till öppna landskap, stärka krisberedskapen och samtidigt ge kommunens verksamheter tillgång till livsmedel som bokstavligen har odlats och producerats runt knuten. Fördelarna är flera. Tobias Linder menar att DIS gör det möjligt att ta in nya leverantörer under hela systemets löptid, vilket är särskilt värdefullt på marknader där utbudet förändras över tid.
– Kostenheten i Lycksele har gjort en otrolig resa. De har gått från att i stor utsträckning öppna kartonger till att laga mat från grunden med bra råvaror. Det är en väldigt viktig del i att modellen fungerar. För oss har det varit ett sätt att kombinera affärsmässighet, god konkurrens och lokal utveckling – utan att göra avkall på gällande regelverk.
För skolor, äldreomsorg och andra måltidsverksamheter innebär det också kortare transportkedjor, ökad kunskap om råvarans ursprung och en tydligare koppling mellan kommunen och det lokala näringslivet.
Finns det inte en risk att man gynnar lokala leverantörer på ett otillåtet sätt?
– Nej, inte alls. Utan det handlar om att utforma upphandlingen med relevanta och proportionerliga krav. Om kommunen är beroende av ett fåtal större leverantörer kan störningar i leveranskedjan få stor påverkan.
Ett spännande exempel är vidareförädling av älg där kommunen såg en möjlighet att använda en lokal råvara på ett smartare sätt.
– Utmaningen är att älgkött inte bara kan köpas in hur som helst. Vårt upplägg bygger därför på att kommunen inte köper direkt från varje jaktlag. I stället ansvarar en antagen leverantör inom vårt DIS, som också är en godkänd livsmedelsanläggning, för vidareförädlingen. Leverantören kan köpa in slaktkroppar från flera jaktlag och ansvarar sedan för besiktning, styckning, paketering och leverans till kommunens storkök.
– På så sätt kan vi ta tillvara en lokal råvara, samtidigt som vi säkerställer att hanteringen sker professionellt och enligt gällande krav. Det blir en bro mellan lokala resurser och offentlig måltidsverksamhet.
Vad finns det för utmaningar med DIS?
– För att ett DIS ska fungera krävs samspel. Det räcker inte med ett bra upphandlingsupplägg utan det behöver finnas en engagerad beställarorganisation. Min bild är att DIS fungerar bäst när det finns ett tydligt syfte. Det ska inte användas bara för att det är ett flexibelt förfarande, utan för att det faktiskt passar marknaden, behovet och verksamheten.
Vad kan andra kommuner lära sig av Lycksele-modellen?
– Den viktigaste lärdomen är att upphandling inte ska ses som ett hinder i form av en massa regler och formalia. Självklart ska regelverket följas, men upphandling är också ett verktyg för att göra skillnad.
Och ditt främsta tips?
– Det är att börja smått och fokusera på att göra det svåra enkelt. Våga analysera varför vissa leverantörer inte lämnar anbud. När upphandlingen utformas på rätt sätt kan fler leverantörer vara med, konkurrensen öka och kommunen få bättre försörjningsberedskap. Det tycker jag är ett bra exempel på hur upphandling kan göra skillnad.
3 snabba med Tobias Linder
1. Har du någon oväntad talang?
– Jag kan prata längre än de flesta om fjädring och stötdämparkomponenter inom motorsport.
2. Vad gör du helst när du är ledig?
– Jagar den perfekta smashen i padelhallen.
3. Tips på ett smultronställe i Lycksele?
– Jag skulle säga hela området kring Umeälven. Det är lättillgängligt, vackert och väldigt typiskt för Lycksele.
