Skip to content
  • Om oss
  • Kontakta oss
  • Nyhetsbrev
  • Annonsera
Upphandling24
  • Nyheter
    • Debatt
    • Expertsvar
    • LOU
    • Nya LOU
    • Förvaltningsrätten
    • Direktupphandling
    • Överprövning
    • Ramavtal
    • Juridisk krönika
    • Rättsfallsanalys
  • Karriär
    • Lönestatistik
    • Lediga jobb
    • Platsannonsera
    • Student
    • Utbildningar
  • Konferens
  • Utbildning
  • Nätverk
  • Kompendier
  • Om oss
    • Om oss
    • Kontakta oss
    • Nyhetsbrev
  • Annonsera
    • Annonsera
    • Platsannonsera

”Driv upphandling som projekt”

DebattDet ställs för få konkreta och mätbara krav i de offentliga affärerna. Och ofta ställs krav på leverantörerna som inte går att mäta, skriver Kamrul Islam och förordar att affärer görs enligt en projektmodell.

| 2018-11-23
Kamrul Islam.

En affär över en viss komplexitet och över ett visst värde kräver omsorg och noggrannhet. Utan det kan mycket gå förlorat – och lämna kvar bitterhet.

När upphandlingar kritiseras blir upphandlarna syndabockar. Bristerna bakom affären kommer sällan fram i medier och allmänna debatter. Hur många av oss vet vem som äger affärsprocesserna i landsting eller kommuner?

Hur genomförs då en affär i våra offentliga organisationer? Vem äger behovet (det behov som uppfylls genom en affär)? Vilka är mottagare av affärens leveranser? Vilka drabbas av eventuella fel? Hur fångas mottagarnas synpunkter upp innan affären kommer till stånd? Och hur fångas deras upplevelser under leveransen?

Otydlighet i dessa frågor kommer garanterat att leda till rubriker i massmedierna.

Om en affär i stället genomförs som ett projekt bejakas ovanstående aspekter. Ett projekt ska per definition ha ett effektmål, förutom projektets leveransmål. Målen ska vara väldefinierade och tydliga.

Ett exempel: En kommun behöver en leverantör av skolmat. Affärsavtalet ska löpa i fyra år. Förutsättningarna är att det fattas beslut om målet med affären, alltså vilka politiska mål som ska uppfyllas.

Exempelmål kan vara att skolelever ska få näringsrika måltider enligt vissa villkor. Villkoren kan vara en viss mängd protein, mindre socker och salt eller säsongsvariation av råvaror. Politikerna ska också ge indikation på kvalitetskriterier som ska mätas och uppfyllas under affärstiden.

Politikerna (i verkligheten kanske verksamhetsledningen) får också indikera vilka som ska delta i uppföljningen av skolmaten. Till exempel kan skolmatens kvalitet mätas genom åsikter från skolelever och dietister. Beroende på uppföljningen av kvaliteten kan incitament/avdrag tillämpas. Kvalitetsbrist under en viss nivå kan också fungera som uppsägningsvillkor.

Den berörda förvaltningen (ägaren) ska då upprätta ett projekt för denna affär. Styrgrupp och en professionell projektledare ska utses. Ett projektdirektiv ska upprättas och beslutas.

Projektet ska ha minst tre delar: förstudie, upphandling och införande/förvaltning. Varje del har en projektledare. Det bör vara en person från kommunens upphandlingsfunktion, en person som har insyn i skolverksamheten och har också kunskap om mat/matbranschen och en person från förvaltningen.

Traditionellt läggs mycket fokus, tid och resurser på delprojektet upphandling och mindre på de andra två delarna. För en lyckad affär måste detta snedvridna perspektiv ändras.

Den viktigaste fasen i denna affär är förstudien. Den ger förutsättningar till upphandlingsfasen. Upphandlingsfasen levererar ett affärsavtal som sedan ska införas och följas upp löpande. Delprojektet förstudie och upphandling kanske varar i sex till nio månader medan införande/uppföljning ska löpa i fyra år. Därför behövs en omfördelning av resurser och fokus på rätt fas.

Projektet (vid behov även delprojekten) ska ha styrgrupper med befogenheter att fatta beslut. Referensgrupper med definierade mandat ska också knytas till respektive projekt och delprojekt. Medlemmar till respektive arbetsgrupp ska utses. Medlemmarna måste få tid och utrymme i vardagen för att kunna delta i projektarbeten.

Projektet ska formellt börja med ett uppstartsmöte där alla samtidigt får veta projektets direktiv, mål, tidplan samt vad som förväntas av medlemmarna. Den som beslutar och signerar direktivet bör leda detta möte. Därefter tar styrgruppen och huvudprojektledaren över.

Eftersom ett projekt är en väldefinierad, avgränsad och tillfällig organisation måste krav ställas på projekten, beslutsfattarna och deltagarna. Utan krav, befogenheter och mandat kan inget positivt resultat förväntas av en organisation.

Det är för lite konkreta och mätbara krav som ställs på deltagarna i våra offentliga affärer. Däremot ställs oftast fler krav på leverantören som inte heller går att mäta.

Genom att tillämpa en projektmodell kan en stor del av ovanstående problem rättas till. Det som krävs är rätt ägare, strukturerad direktiv och tydliga beslut.
Kamrul Islam
seniorkonsult
B3 Sentensia

Läs mer: Debatt

Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer

Lämna ett svar Avbryt svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Missa inte

Prenumerera på vårt nyhetsbrev!

En gång i veckan får du ett mejl med de viktigaste nyheterna i upphandlingsvärlden. Du får också information om våra kommande evenemang.

Fler nyheter

Kräver tillbaka EU-stöd

Ingen LOU eller LUF – inget stöd. Umeå och Sundsvall är två kommuner som får känna av Tillväxtverkets hårda linje.

Brittisk strid når Sverige

Uppdaterat

En hätsk arbetsmarknadskonflikt i Manchester får en ny spelplan i form av upphandlad kollektivtrafik i Sverige. Brittiska Unite tar ett ovanligt grepp för att försöka blockera Go Aheads entré på den svenska marknaden.

Hållbarhet kan ge lägre kostnader

Hållbara livsmedel behöver inte vara dyrt. Ett strategiskt hållbarhetsarbete kan snarare ge lägre kostnader för många inköp. Det är slutsatsen i en rapport från Upphandlingsmyndigheten.

Samling kring e-handel

I ett nytt digitalt utvecklingsprogram för e-handel deltar tio myndigheter under ledning av Statens servicecenter. Med programmet är förhoppningen att e-handel ska ses som en tydligare utvecklingsresurs inom respektive myndighet.

Vill involvera politikerna

Kalmar kommun går mot ett starkare politiskt inflytande över större upphandlingar. Det kan bli effekten av en förstudie som kritiserar att omsorgsnämnden rundats i viktiga ärenden

Redo för breda allmänheten

Direktupphandling för Lessebo blir sista pusselbiten när Region Kronoberg bygger upp ett heltäckande nät av externa vaccinatörer för fas fyra.

Lediga jobb

Strategisk upphandlare till Socialstyrelsen

  • Senior Upphandlare till Svefa i Göteborg
  • Upphandlingsjurister till Statens inköpscentral
  • Göteborgs Stad söker upphandlingsjurist med förvaltningsjuridisk inriktning
  • SKL Kommentus Inköpscentral söker Upphandlare
  • Upphandlare till SISAB
  • Region Jämtland Härjedalen söker Upphandlare för fastighetsrelaterade upphandlingar
  • Chalmers söker Upphandlare
  • Halmstad kommun söker Avtalscontroller
  • Halmstad kommun söker Upphandlare
  • Upphandlare inom IT till Helsingborgshem
  • Sida söker Inköpshandläggare
  • Folkhälsomyndigheten söker Upphandlare
  • Telge söker Senior entreprenadinköpare

Senaste nyheterna

Kräver tillbaka EU-stöd Kräver tillbaka EU-stöd
Brittisk strid når Sverige Brittisk strid når Sverige
Hållbarhet kan ge lägre kostnader Hållbarhet kan ge lägre kostnader
Samling kring e-handel Samling kring e-handel
Vill involvera politikerna Vill involvera politikerna
Redo för breda allmänheten Redo för breda allmänheten
Mer Medley i LinköpingMer Medley i Linköping
Hemma i Falkenberg Hemma i Falkenberg

Senaste kommentarerna

  • Vägleder om cirkulär ekonomiDet mesta som köps har oavsett seriösa ambitioner vid inköp tillverkats av giriga företag som lagt tillverkning av delar eller...
  • Avfallsbolag kan få böta 11 miljonerJag håller med om att det allmänna förtroendet för det offentliga påverkas negativt av dåligt skötta affärer och övriga mindre...
  • Avfallsbolag kan få böta 11 miljonerJag håller med om att det allmänna förtroendet för det offentliga påverkas negativt av dåligt skötta affärer och övriga mindre...
  • Avfallsbolag kan få böta 11 miljonerOavsett vad som gått fel så är det naturligtvis viktigt att det får konskevenser för de ansvariga personligen. Det "gamla"...
  • Avfallsbolag kan få böta 11 miljonerEtt troligt alternativ i aktuellt fall är att, det är resursbrist i bolagets upphandlingsavdelning som är orsaken till dessa otillåtna...

Shortcodes Ultimate

Aktuella utbildningar

  • Kvalificerad IT-upphandlare | 21-22 april
  • Praktisk avtalsrätt inom LOU och LUF | 11 maj
  • Få fart på er avtals­förvaltning | 12 oktober
  • Leda upphandlingar effektivt | 14 oktober
  • Kvalificerad entreprenad­upphandlare | 20-21 oktober
  • Säkerhetsskyddad upphandling | 9 november
  • Anbuds­utvärdering – med utvärderings­modeller och -kriterier | Hösten 2021

Guide – upphandla moduler

Upphandling24 har tillsammans med bolag i branschen tagit fram en guide för att upphandla moduler. Läs hela den 13-sidiga pdf:en och få tips och råd från upphandlare, leverantörer och jurister. Guiden är kostnadsfri.

Annons

Tryggare avtal för båda parter

Aff har revolutionerat avtal och upphandlingar för tjänsteentreprenader. ”Nyckeln till framgång är att branschens parter tillsammans står bakom Aff”, säger advokaten Pehr Jacobson, som utvecklat konceptet sedan starten 1995.

Nyhetsbrev

Prenumerera på vårt nyhetsbrev!

En gång i veckan får du ett mejl med de viktigaste nyheterna i upphandlingsvärlden. Du får också information om våra kommande evenemang.

Prenumerera, nyhetsbrev
Typ av verksamhet *
Specialområde
Jag godkänner att mina uppgifter lagras (integritespolicy) *

Om Upphandling24

Upphandling24 ges ut av PMP Public Media Partner AB. Ansvarig utgivare: Helle Kierkegaard

 

Kontaktuppgifter

Postadress: Upphandling24, Mariebergsgatan 15, 112 19 Stockholm
Besöksadress: Tegnérgatan 39,  Stockholm

Länkar

Personuppgiftspolicy »
Prenumerera på nyhetsbrev »
Annonsera »