I en rapport från Statskontoret kallad “Mer tid till kärnverksamheten (Fi2016/00372/SFÖ)” (pdf) har de analyserat hur statliga myndigheters uppgiftslämnande och administration kan minska, förenklas eller automatiseras. Syftet är att myndigheterna ska kunna frigöra tid för sin kärnverksamhet.
I rapporten konstateras att en stor del av administrationen i myndigheterna är nödvändig. När kostnaden i form av arbetstid blir för hög i förhållande till nyttan av administrationen uppstår dock så kallade tidstjuvar. De stjäl tid från myndigheternas kärnverksamhet, leder till frustration bland medarbetarna och försvårar för cheferna att utöva ett gott ledarskap.
Upphandling är den tredje största anledningen till administration, enligt rapporten, efter förordningen om intern styrning och kontroll samt arkivlagen och arkivförordningen. Rapporten föreslår att upphandlingens del av den administrativa bördan minskar. “Vår bedömning är att lagen om offentlig upphandling är administrativt betungande för myndigheterna. Vi har svårt att närmare bedöma nyttan men kan konstatera att regelverket innebär att myndigheterna har pro- cesser och förfaranden som förväntas leda till transparens och att de använder medel effektivt. Samtidigt som lagstiftningen har ett vällovligt syfte framhålls den i vår datainsamling bland de krav som myndigheterna i störst utsträckning upplever orsakar administration. Av de administrativa chefer som har besvarat Statskontorets enkät svarar drygt 80 procent att lagen i stor eller i ganska stor utsträckning leder till administration i myndigheterna. En majoritet upplever inte heller att kostnaden för administrationen motsvarar nyttan som förfarandet ger den egna myndigheten”, står det bland annat i rapporten.
– Statskontorets rapport visar att vi har en väg att gå för att få myndigheter att se på inköp mer strategiskt, det vill säga att inköp är en strategisk del av verksamheten. En av Upphandlingsmyndighetens uppgifter är att lyfta inköpen till att bli mer strategiska. Inköp ska ses som en del av verksamheten och i regeringens nationella upphandlingsstrategi framgår tydligt att upphandlingsfrågor ska göras till en del av verksamhetsutvecklingen. Sen är det naturligtvis så att inköp av små värden bör ske så enkelt och effektivt som möjligt och regeringens ambitioner är att upphandling av låga värden ska förenklas, vilket vi välkomnar, säger Inger Ek, generaldirektör på Upphandlingsmyndigheten till Upphandling24.
Statskontoret rekommenderar att regeringen tar fortsatta initiativ för att förenkla regelverket för offentlig upphandling och stödja myndigheterna i syfte att minska den administrativa bördan. Inger Ek tror att det finns flera sätt att minska administrationen.
–Vi tror också att genom att fler nyttjar e-handel så höjs kvaliteten i hela processen från beställning till upphandling, betalning och uppföljning. Genom att öka digitalisering av processen kommer onödig administration förhoppningsvis att försvinna, säger Inger Ek.
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer