E-upphandling sparade flera miljoner

Grattis Magnus Nordkvist, upphandlare och inköpssamordnare på Lindesbergs kommun, som nyligen fick pris på Upphandlingsdagarna för entreprenadupphandlingen av Frövi resecenter.

– Tack, jag är överraskad i positiv bemärkelse. Jag har arbetat med upphandling här i Lindesbergs kommun i två år och haft lite egna idéer om elektronisk upphandling. Den aktuella upphandlingen var helt papperslös.

Varför fick du priset?

– Kommunen hade gjort en upphandling 6 månader tidigare som fick avbrytas. Den här gången förenklade vi upphandlingen och använde en helt digital process. Det ökade antalet anbud, samtidigt fick vi ner priset från 6,3 miljoner kronor, från den första upphandlingen, till 1,3 miljoner kronor.

Hur gick upphandlingen till?

– Jag fick ta över upphandlingen i juni och då var det dessutom bråttom. Anbudsunderlaget skalades och vi försökte vara så tydliga som möjligt för anbudslämnarna. Vi tog till exempel kort på Frövi Resecenter som skulle byggas om, för att underlätta. Det var också viktigt att hitta ett elektroniskt system som kunde anpassas efter våra behov, och inte tvärtom. När vi väl startat upphandlingen tog det bara tre timmar tills vi hade ett tilldelningsbeslut.

Hur var responsen från anbudslämnarna?

– Vi fick in sex anbud, varav fyra var små leverantörer. Jag gjorde en uppföljning och intervjuade anbudslämnarna och det verkar som om de tyckte att det var en bra upphandling.

Vad har du lärt dig av det här?

– Det allra viktigaste jag lärt mig är att ha en dialog med leverantörer innan upphandlingen startar – det är där kompetensen finns. När upphandlingen väl har startat måste man hålla sig till regelverket. Nu jobbar vi tidigare i våra upphandlingsprocesser och det känns helt rätt.

Vad håller du på med nu?

– Vi utvecklar upphandlingsprocessen och snart ska vi upphandla markentreprenad. Då ska vi satsa på en funktionsupphandling. Det är mycket bättre att använda kompetensen hos dem som faktiskt kommer att utföra jobbet.