Sparar miljoner genom e-handel

När Maja Uvalic började på länsstyrelsen Västra Götaland 2009 präglades verksamheten av många engångsköp, spridda beställningar och begränsad uppföljning. I dag lyfts myndigheten fram som en av de bästa i landet på e-handel.

2014 startade ett projekt som hade som mål att bygga en central inköpsfunktion och en gemensam e-handelsstruktur. 2016 centraliserades beställningsfunktionen och krav på elektroniska fakturor infördes.

Införandet skedde stegvis. Först omfattades inköp över 100 000 kronor, därefter sänktes beloppsgränserna tills alla inköp gick via systemet.

– I dag går alla beställningar via e-handel. Vi använder standardiserade formulär, alla köp kontrolleras mot budget och direktupphandlingar hanteras centralt, berättar Maja Uvalic.

Ett bra stöd från ledningen har varit avgörande för att lyckas.

– Det går inte att driva en sådan förändring underifrån. Beslutet måste vara tydligt uppifrån, säger hon.

För två år sedan bytte hon roll från e-handelssamordnare till avtalscontroller. Uppgiften var att bygga upp en process för strukturerad avtalsuppföljning.

– I dag arbetar vi strukturerat med att följa upp våra ramavtal och andra avtal med längre löptid. Redan vid avtalsstart prövas leverantörens lämplighet, och en ny bedömning görs inför en eventuell förlängning.

Under avtalets gång genomförs dessutom två uppföljande kontroller för att säkerställa att villkoren efterlevs.

– Varje år väljer vi även ut två till tre avtal för en mer fördjupad granskning. Då kontrollerar vi bland annat kvaliteten på de produkter och tjänster som har köpts in samt hur särskilda kontraktsvillkor efterlevs, exempelvis genom enkäter till våra beställare.

Länsstyrelsen genomför även slumpmässiga kontroller av direktupphandlingar. Kontrollerna kan omfatta både fakturor som har föregåtts av beställning och så kallade ”vilda fakturor”, det vill säga inköp som inte har gått via beställningssystemet.

– Vi gör också en årlig spendanalys för att identifiera mönster och småinköp som bör upphandlas gemensamt. Bra beställningar är bra underlag för nästa upphandling. Det minskar risken för fel, oseriösa leverantörer och korruption, säger Maja Uvalic.

Satsningen på e-handel och avtalsuppföljning går att räkna hem ekonomiskt – många gånger om. Under 2024 uppgick länsstyrelsens direkta besparing från e-handel till 4,5 miljoner kronor. Indirekt besparing, genom rätt leverantör och rätt inköp, uppskattas till ytterligare 8,9 miljoner.  

– Avtalsuppföljningen bidrog samma år med ytterligare 2,2 miljoner kronor, säger Maja Uvalic.

En viktig princip har varit att involvera ekonomifunktionen tidigt. Målet är att göra rätt från början i stället för att rätta i efterhand.

– Automatisk fakturamatchning gör att endast avvikelser behöver hanteras manuellt, vilket avlastar både granskare och attestanter.

Vad väntar härnäst?

– Nästa steg handlar om ytterligare digitalisering och på sikt AI-stöd, säger Maja Uvalic.