– 2017 uppstod ett passande tillfälle när Ericsson drog ner kraftigt. Då kände jag att det var läge att göra något annat efter 30 år inom företaget och även att försöka hitta någonting helt annat genom arbete i offentlig verksamhet, säger Olof Johansson.
Han leder en inköpsorganisation inom kommunens ekonomikontor med åtta upphandlare och tre e-handelsutvecklare.
Olof Johansson växlade över till offentlig upphandling efter ett par år som badhuschef i Hallandskommunen, som har närmare 68 000 invånare.
– Det var mycket jobb med utformningen av en ny simhall och där jag skrev det mesta av kraven i den upphandlingen. Planen var väl egentligen att jag skulle följa med till den externa part som upphandlats för driften men då kände jag att anläggningschefstjänsten inte var tillräckligt utmanande.
Varbergs kommun hade då utan framgång försökt rekrytera en ny upphandlingschef och Olof Johansson nappade på att gå in som tillförordnad.
– Många gånger söker man kanske efter en chef med mer gedigen erfarenhet av LOU och det upplevde jag nog också att medarbetarna tyckte. Så det var rimligt att först vara ”tf” i drygt nio månader innan alla var överens om att jag var lämplig för jobbet och kunde fortsätta, säger Olof Johansson om ”resan” under 2021 till att bli ordinarie chef.
Han tycker att Ericssontiden gav mycket insikt kring inköpsfrågor. Olof Johansson började jobba inom produktionen och slutade som verksamhetsutvecklingschef. Däremellan blev det en rad olika uppdrag inom koncernen.
– Men oavsett vad man jobbade med så fanns det hela tiden ett driv inom Ericsson att teckna de bästa avtalen och ha fokus på kunde och leverantör. För min del väcktes tidigt ett intresse för inköp och bland annat i rollen som projektkontorchef jobbade jag mycket med nya produkter och att säkra bra inköp, säger Olof Johansson, som delar Ericssonbakgrunden med andra upphandlingschefer som Måns Weimarck, Lunds universitet, och Jeanette Jacobsson, Lunds kommun.
Under den senaste tiden har Varbergs kommuns upphandlingsavdelning lagt ner ett stort arbete på att kartlägga hela inköpsprocessen för att hitta delar att förbättra.
Olof Johansson tycker att det varit nyttigt.
– Vi har en annan helhetsbild jämfört med tidigare över hela processen, från våra upphandlingsplaner och hur vi startar en upphandling till implementering av nya avtal, fakturahantering och uppföljning. Nu är vi i mål med själva kartläggningen och kan gå vidare med olika saker att förbättra.
Vad handlar det om för delar?
– Framför allt en del arbetsrutiner som är återkommande men ändå inte så vanliga. Det kan röra sig om sekretessprövning, sättet vi begär fullmakt från bolagen och hur bäst kan jobba med strukturerade mallar i våra upphandlingar.
– Här kan vi jobba mer effektivt och enhetligt. Vi har även tagit fram checklistor som komplement till den vägledning vi får via Tendsign och det har tagits emot väldigt väl som stöd för att inte missa något i processerna, säger Olof Johansson.
Vad kan du ge tips kring metodik till andra kommuner som vill genomföra motsvarande kartläggning?
– Ta hjälp utifrån för att få en oberoende genomlysning. Vi hade en konsult till stöd och det var viktigt för att lyfta frågor som vi själva kanske inte ställt annars.
Effektiv avtalsuppföljning är ett område som Olof Johansson vill prioritera framöver.
– Det är ett område som vi ständigt behöver jobba med och när vi nu nått ganska långt med att ställa bra krav så behöver vi få olika delar av uppföljningen att samverka effektivt. Det handlar förstås om att få min avdelning och våra beställare att jobba tillsammans på bästa sätt, men även att klara en lite mer övergripande uppföljning. Ett exempel kan vara de drivmedelskrav som vi ställer för våra transporter där det blir lite ineffektivt om det ska läggas på varje upphandlare.
Varbergs kommun saknar i nuläget renodlade tjänster som avtalscontrollers.
– Men vi tittar på den delen och det kan bli förändringar. I nuläget arbetar två medarbetare med avtalsuppföljning på cirka 50 procent vardera.
