Referenser, referenser och åter referenser. Det är vad som krävs för att göra affärer med stat, landsting och kommun. Det faktum att tidigare kunders åsikter tillmäts så stor vikt vid offentliga upphandlingar blir allt mer omdebatterat och ifrågasatt – och det av många anledningar.
Hårt uppskruvade krav på referenser riskerar att stänga ute små och nystartade företag som har en bra idé, men kanske ännu inte så många kunder. Risken är att det offentliga går miste om ”nytt blod” i form av nytänkande och effektiviseringsmöjligheter.
– I de flesta upphandlingar kräver man att anbudsgivaren ska ha mångårig och bred erfarenhet av offentlig upphandling för att kvalificera sig, menar Bjarne Hallquist.
Ett vidare perspektiv
Bjarne Hallquist är försäljningschef på Linqsearch som erbjuder rekryteringshjälp till bland annat offentlig sektor. Han beskriver situationen som en sorts moment 22 för företag som inte har denna erfarenhet – och tack vare hårda skallkrav heller aldrig kan få det:
– Oftast viktas erfarenheten från offentlig sektor tyngst, att anbudsgivaren gjort motsvarande rekryteringar inom näringslivet väger lätt eller ingenting. Sådana krav är diskriminerande och säkerställer inte kvalitet i rekryteringsarbetet.
Hans förslag är att bedöma anbudsgivarens erfarenheter, styrka och resurser i ett vidare perspektiv.
Johan Groth, vice vd på it-konsultföretaget Metamatrix, funderar för sin del i termer av att ersätta alla offentliga upphandlingar med ett certifieringsförfarande. En allmän och generell certifiering ska garantera att bolaget är ”helt och rent inunder”, betalar skatta, har försäkringar – samt förstås kompetens inom certifierat område.
– När ett företag väl är certifierat vet alla myndigheter att det är ett godkänt företag och kan då fokusera sin upphandling på det som är specifikt för den leveransen.
Nöjda kunder jobbar
Inte heller företag som redan är ”inne” på den offentliga marknaden är speciellt förtjusta över referenshysterin. Trots att Metamatrix har varit framgångsrikt i många offentliga upphandlingar – och därmed kan procedurerna – är Johan Groth kritisk.
– Krav på ett stort antal underskrivna referenser lägger en orimlig börda på våra tidigare kunder, säger han.
I Vervas senaste upphandling, IT-konsulter 2008, kontaktades exempelvis sammanlagt 2 740 referenter, varav 2 360 besvarade webbenkäten. Antalet referenter var så stort att myndigheten tog konsulthjälp för att hantera materialet.
Visst måste en köpare kunna förvissa sig om säljarens förträfflighet. Men frågan är ändå om välkända konsultföretag som Acando, Enea, Cygate, Kerfi och Softronic – som alla föll på att de inte nådde gränsvärdet för godkända referenser i denna upphandling – är sämre konsultbolag för den sakens skull?
Nyligen inledde Sida och Migrationsverket konsultupphandlingar som är i stort sett identisk med Vervas nyligen avslutade upphandling. Även om Migrationsverket ligger i Norrköping, och Vervas upphandling gällde Stockholmsbaserade myndigheter, tycker Johan Groth att detta verk och Sida gott kunde ha varit med i Vervaupphandlingen.
Nu måste hugade leverantörer svara på i stort sett samma frågor igen, säger han med en suck:
– Eftersom vi naturligtvis vill ha med våra bästa referenser även denna gång kommer de att få lägga ner tid på att svara på samma frågor som Verva redan ställt. Var ligger nyttan i detta?
Vågar inte göra fel
Metamatrix har under lång tid haft offentlig sektor som sin primära kundmarknad. Krånglet gör att man börjat kasta blickar mot områden som inte lyder under lagen om offentlig upphandling.
– Det borde inte behöva vara så… Krångel och överlappande upphandlingar tar tid och kraft från alla – och ger i slutändan inte bättre lösningar till kunderna.
Han berättar att de upphandlingar företaget träffar på blir allt snårigare att hantera, allt svårare att besvara och därmed allt mindre lönsamma:
– Problemen idag är jurister och upphandlingsansvariga utan förståelse för verksamheten, verksamhetspersoner utan förståelse för lagen om offentlig upphandling samt en närmast panisk rädsla för att göra fel.
Tongångarna från Bjarne Hallquist är likartade:
– Hög tid att starta en debatt för att påverka processerna till att bli enklare, effektivare och mindre diskriminerande, säger han.
Vänta med referensen
Problemet är, menar Bjarne Hallquist, att referenser i de flesta upphandlingar begärs redan till kvalificeringsomgången. Om 15 företag skickar in anbud och vardera ska lämna minst tre referenser måste 45 kundföretag engageras för att fylla i referensblanketter.
– Eftersom den upphandlande enheten sedan går vidare med bara ett fåtal anbud innebär detta upplägg i onödan nedlagd tid och irritation, säger han och försöker räkna på vad detta innebär i mantimmar av meningslöst, obetalt arbete vid alla de offentliga upphandlingar som varje år görs landet runt.
– Det normala i rekryteringsärenden är att referenser begärs först när man har fastnat för en intressant kandidat.
Bjarne Hallquist föreslår att offentliga upphandlare börjar tillämpa samma princip. Anbudsgivaren anger vilka referenser som kommer att lämnas om vederbörande går vidare i upphandlingen. Referenterna hörs alltså enbart om de behövs.
– Dessutom skulle referensblanketten standardiseras så att den kan återanvändas vid flera upphandlingar, under exempelvis tre månader.
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer