Jag tycker det är klokt att du funderar på och har som plan att börja mäta och följa upp fler dimensioner i din inköpsverksamhet än bara besparingar. Då jag inte vet något om den verksamhet din organisation bedriver så är det omöjligt för mig att säga exakt vad du i övrigt ska mäta. Du måste utveckla kpi:er, nyckeltal eller mätetal (vad du nu väljer att kalla det) som specifikt stödjer din inköpsfunktion och dess strategi. Med det sagt så kan du inte kopiera det någon annan gör.
Varför inte? Din organisation har en unik strategi, din inköpsstrategi stödjer den i sin helhet och dina mätetal ska hjälpa er att nå målen. Då kan du rimligen inte kopiera ett annat företags kpi:er som är satta för att uppnå helt andra mål och en helt annan strategi. Tilläggas ska även att andra inköpsavdelningars kpi:er kan dessutom vara helt irrelevanta för er bransch eller industri.
Det finns olika typer av mätetal för dig att beakta, bland annat kvantitativa och kvalitativa, lagging och leading indicators samt balanserade mätetal. Kvantitativa mätetal karaktäriseras av att vara mer objektiva och hårda ”fakta”, medan kvalitativa är subjektiva och karaktäriseras av att vara mer uppfattningar/åsikter.
Lagging indicators, det vill säga ”eftersläpande mätetal” är reaktiva mätetal som visar operationellt resultat och säger inget om framtiden. Exempel på dessa kan vara leveransprecision och defekter. Leading indicators däremot, ”framkants/ledande mätetal”, är proaktiva, förebyggande eller förutspående mätetal som ska driva/leda till resultat på sista raden. Ett exempel är personalomsättning hos leverantören (Sherry R Gordon, 2008).
Balanserade mätetal handlar om att mäta flera dimensioner än bara det finansiella. Det mest vedertagna exemplet här är bsc, Balanced scorecard (balanserat styrkort), med mätetal utifrån följande perspektiv: finansiellt, kund, medarbetare, lärande och utveckling samt interna processer (Robert S Kaplan och David P Norton, 1992).
Min personliga erfarenhet är att inköpsavdelningar generellt mäter mer kvalitativa och lagging indicators än kvantitativa och leading indicators och att de inte är speciellt balanserade.
Jag tror det beror på att de förstnämnda är enklare att definiera, fånga upp och mäta än de sistnämnda som kräver mer arbete för att utveckla och följa upp. Mitt råd till dig är att du först och främst tillser att de mätetal du väljer leder till beteenden som gör att din inköpsavdelnings mål uppnås. Försök få dem balanserade, ta inte för många (ha hellre några få bra) och utveckla någon leading indicator, även om det är svårt.
Om du använder dig enbart av lagging indicators är det som att ni styr inköpsverksamheten genom att titta i backspegeln.
Helena Brynolfsson
